La législation prévoit des durées de conservation variables selon les documents. Ces durées varient de 2 à 30 ans. Décryptage.
Ainsi, la durée de conservation des documents est de deux ans pour la garantie des biens et services fournis aux consommateurs.
La durée de conservation est de trois ans pour : les déclarations en douane, les documents relatifs aux charges sociales, ceux concernant le conseil d'administration des sociétés (convocations, pouvoirs, feuilles de présence, rapports).
Les documents suivants doivent être conservés durant cinq ans : les documents bancaires, les contrats conclus dans le cadre d'une relation commerciale, les documents de transport de marchandises, les déclarations d'accident du travail, les bulletins de salaire, les statuts des sociétés après la radiation du registre du commerce et des sociétés.
Le délai de conservation est de six ans pour les documents sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication et de contrôle de l'administration fiscale (impôt sur le revenu, impôt sur les sociétés, impôts directs locaux, TVA, bénéfices industriels et commerciaux, bénéfices non commerciaux...).
Les documents suivants doivent être conservés pendant dix ans : les bilans et les comptes de résultat, les factures (tant fournisseurs que clients), les bons de commande et de livraison, les contrats conclus par voie électronique, les livres et registres comptables.
Enfin, la durée de conservation des contrats d'acquisition et de cession de biens immobiliers est de trente ans.
Il est bon de rappeler que les durées indiquées ci-dessus sont des durées minimales et que l'article 1734 du Code Général des Impôts punit d'une amende de 10 000 € la destruction de documents fiscaux avant la fin du délai prescrit.