Effectifs réduits, emplois partiels multiples, manque de disponibilité, etc. Les prétextes sont nombreux pour annuler une réunion ou décréter que c’est du temps perdu.
L’intérêt de ces rencontres n’est pourtant plus à prouver. Outil de management précieux, leur réussite tient essentiellement à leur préparation. Explications.
Respecter le contrat
Pour que le traitement d’une question au cours d’une réunion soit efficace, il est capital de rappeler le “contrat” en début de séance. « Vous devez préciser de nouveau le thème qui vous rassemble, le temps consacré aux différents sujets, sans oublier de revenir sur les attitudes de chacun, explique René Moulinier. Proposez, par exemple, à ceux qui ne sont pas d’accord de faire des contre-propositions. Et insistez sur le fait que tous les participants doivent écouter chaque intervenant. »
Sylvie Lainé met en garde contre la dynamique de groupe : « Un groupe n’est pas la somme des personnalités qui le composent, mais une nouvelle entité, une tribu prête à se rebeller, à chahuter. » Dans le cas où les esprits s’échauffent, elle conseille de « ne pas monter sur le ring. […] Le groupe se régule de lui-même. Au bout de 3 minutes, les choses commencent à se tasser et c’est à ce moment-là que le président doit intervenir en mettant fin à la polémique. Vous devez être capable de rester dans le silence le temps suffisant et d’intervenir en baissant la voix afin de favoriser le retour au calme ». Si vous constatez que la discussion sort du cadre prédéfini, exprimez votre constat et invitez les participants à revenir au cœur du sujet. Suivant la comparaison de René Moulinier, vous devez endosser le rôle d’un « dictateur démocrate ». Par exemple, vis-à-vis des grands bavards, empruntez la manière forte. Coupez-leur la parole. « N’oubliez pas que parler, c’est expirer. Il faut donc nécessairement inspirer. Aussi, quand la personne reprend son souffle, profitez-en pour glisser un “c’est intéressant, j’aimerais bien entendre vos collègues sur le sujet” afin de redistribuer la parole », conseille Sylvie Lainé.
Enfin, si l’auditoire décroche et que vous vous êtes tenu à inviter les seuls intervenants utiles, et donc intéressés, regardez votre montre. La capacité de mobilisation des esprits est de 90 minutes au maximum. Il est donc peut-être temps de faire une pause ou d’arrêter la réunion.
Marie Hitz
Pour plus d’informations, voir La Semaine Vétérinaire n° 1482 du 10 février 2012 en pages 38 et 39