L’offre de téléphonie s’adapte à toutes les configurations de cliniques

Lorsqu’un praticien envisage de revoir son installation téléphonique, l’étape déterminante est l’établissement d’un cahier des charges précis. Le premier point consiste à définir le nombre de téléphones nécessaires dans la structure.

Jusqu’à trois postes, des appareils sans fil numériques classiques conviennent. Par exemple, le mini Siemens S645, associé à des combinés S44 Pack, est adapté aux entreprises qui ont besoin d’une communication vers l’extérieur uniquement. A installer soi-même, ce minicentre sert de “base” aux autres téléphones sans fil DECT⁽¹⁾. Son coût oscille entre 140 et 170 € environ, le prix des téléphones sans fil compatibles s’élevant à 70 €. A partir de quatre postes branchés sur le même équipement, le choix du matériel dépend de la nécessité de pouvoir passer une, deux, trois communications simultanées ou davantage.

En outre, une clinique vétérinaire reçoit plus d’appels qu’elle n’en émet. Il est donc judicieux que l’installation permette de recevoir au moins deux appels de l’extérieur en même temps. Il faut aussi préciser le nombre de fax raccordés au système et celui des postes sans fil (DECT) et fixes souhaités.

Une fois ces critères établis, d’autres éléments entrent en considération dans le choix final : boîte vocale personnalisée, musique d’attente, préaccueil (message d’attente personnalisé quand toutes les lignes sont occupées), accès Internet/réseau informatique.

Si le praticien ne souhaite pas acheter le matériel de téléphonie, il peut opter pour la location. La plupart des sociétés qui offrent ce service proposent des engagements de cinq ans environ.

Des prestataires autres que France Télécom peuvent assurer la mise en place du matériel

En matière de téléphonie, France Télécom est souvent la première société qui vient à l’esprit. Et en effet, elle est incontournable pour effectuer une ouverture de lignes dans une PME. Pour cela, le praticien doit fournir une carte professionnelle qui atteste de son appartenance à l’Ordre et une pièce d’identité. Le nombre de lignes téléphoniques à installer dépend de celui des collaborateurs. Si la structure ne compte qu’un praticien, deux lignes sont conseillées : une pour le téléphone, l’autre pour le fax ou l’ordinateur. Au-delà de deux vétérinaires, plusieurs lignes peuvent être regroupées sous le même numéro.

France Télécom assure également l’installation. Son recours fréquent à des sous-traitants, fabricants de matériel, entraîne parfois des lenteurs dans la mise en place et le service après-vente. Contrairement à l’ouverture des lignes, il est possible de s’adresser à d’autres sociétés qui prennent en charge directement l’installation de leurs produits de téléphonie dans la clinique. Ces prestataires sont souvent spécialisés dans l’intervention au sein de structures de taille moyenne. Toute la difficulté est donc de trouver un spécialiste des petites entreprises. Pour y parvenir, des sociétés comme Companeo (www.companeo.com), qui se définit comme un « guide d’achat des services et de l’équipement des entreprises », peuvent constituer une aide.

Les ministandards nécessitent parfois l’achat de services additionnels

Le ministandard Numéris Siemens DECT/bluetooth SX353 est indiqué lorsque deux appels simultanés seulement sont nécessaires. Il se branche sur une ligne Numéris T0 en accès de base. Il reçoit deux communications en même temps sur une seule ligne, donc sur le même abonnement. Il gère cinq numéros directs (par exemple, le numéro finissant par 00 est attribué au standard, le 01 à un autre poste, etc.). Si ces lignes directes ne sont pas achetées auprès de France Télécom (obligatoirement par groupe de cinq) et si un seul numéro est déclaré pour le ministandard et les téléphones, toutes les lignes sonnent en même temps lors d’un appel.

Ce ministandard dispose par ailleurs d’une prise USB qui permet de connecter un PC et de téléphoner via l’Internet. Les utilisateurs de ce système déplorent cependant un débit lent et cher en comparaison d’autres solutions. Il semble donc judicieux de garder une ligne analogique pour brancher l’accès à l’Internet. Celle-ci permet également de s’abonner à l’ADSL qui peut être utilisé simultanément au fax en raison de leurs fréquences différentes.

Sur les ministandards, le nombre de messages d’accueil enregistrés est limité. Il est possible d’en diffuser un en “prédécroché”, mais un appareillage plus complexe est nécessaire pour gérer un message lorsque la ligne est occupée ou que le cabinet est fermé. L’installation d’un boîtier additionnel coûte alors entre 300 et 400 €. Il est aussi possible de souscrire un service de messagerie vocale chez France Télécom. Géré en amont de l’installation, ce service est parfois inclus dans les forfaits professionnels. Il faut cependant veiller à ce qu’il ne soit pas lié à la mise en place d’un numéro spécial (indigo, vert, etc.).

Quant au terminal de paiement électronique (TPE), il peut être branché sur le ministandard. La ligne est alors occupée lors de chaque transaction, ce qui bloque un éventuel appel entrant. Il est donc préférable de le brancher sur la ligne analogique, avec le fax et l’Internet, voire réserver une ligne propre.

Les installations PABX développent de multiples fonctions

Pour s’affranchir des inconvénients des ministandards, les praticiens peuvent opter pour le PABX⁽²⁾, une installation un peu plus complexe. Il s’agit d’un standard téléphonique mis en place par un professionnel.

En France, il est possible de faire appel à la société Tiptel, spécialisée dans l’installation de la téléphonie chez les artisans, lespetitscommerçantset les professions libérales, qui propose de tels standards (le Tiptel 6000 par exemple), pour un coût de 1 500 à 2 000 €. Cet équipement offre des servicescommeletransfertd’appels, le renvoi des postes, le téléchargement d’une musique d’attente ou d’accueil, une messagerie vocale, etc. Des contrats de maintenance et de formation sont également proposés.

Pour sa part, Alcatel dispose de l’Omni PCX. Evolué, cet équipement est destiné aux moyennes entreprises. Parmi les options figurent un serveur d’appels, des fonctions d’assistant personnel, etc.

Chez France Télécom, le standard Diatonis dispose de deux lignes analogiques et de huit postes simples. Cette installation permet la connexion en réseau de quatre PC et un accueil téléphonique optimal (messagerie vocale, musique d’attente, mode jour/nuit, etc.).

Une trentaine de jours sont nécessaires entre la commande et la mise en place définitive. Les prix et le délai d’installation augmentent lorsqu’un changement de câblage est nécessaire pour adapter les anciennes installations téléphoniques.

Chaque prestataire propose plusieurs offres tarifaires

Le praticien doit aussi veiller à comparer les propositions tarifaires de chaque opérateur en termes de coûts des appels émis.

Lorsque le montant des appels professionnels dépasse 60 € par mois, Cegetel propose le forfait “Professionnel”. Pour sa part, Coriolis met en œuvre un audit et un suivi mensuel des appels pour offrir la solution optimale en matière de tarifs. Cependant, selon les professionnels, cet audit n’est valable que lorsque la facture de communication dépasse les 250 €, hors abonnement. France Télécom développe également plusieurs forfaits professionnels pour les communications émises, associés à différents services. Il convient alors bien évaluer leur réel intérêt au regard du nombre d’appels émis. Disponibles à partir de 13 € HT/ ligne, ces contrats Pro services sont en général appréciés par les confrères qui les ont souscrits. Ils proposent notamment la communication du numéro aux annuaires professionnels, un délai garanti de rétablissement de la ligne en quatre ou huit heures selon le contrat, une messagerie vocale, etc. Autant d’options qui peuvent également être choisies indépendamment les unes des autres.

• (1) Digtal European Cordless, norme européenne de téléphone sans fil.

• (2) Private Automatic Branch eXchange, auto-commutateur assurant la concentration des postes téléphoniques d’entreprise et la commutation des circuits.