Comment communiquez-vous entre praticiens au sein de votre clinique ?

Les moyens mis en œuvre sont variés

J’exerce en tant que salariée au sein d’une structure mixte sur deux sites, regroupant deux associés, une aide à temps partiel, deux aides à temps plein, ainsi que trois auxiliaires. Lorsque trois vétérinaires travaillent, les deux autres sont de repos, ainsi les équipes changent chaque jour. La communication est donc indispensable pour assurer un bon fonctionnement au sein de la clinique. Le but est de bien transmettre les informations, de faire passer les consignes, de gérer le suivi des cas cliniques, etc. Chacun choisit le mode de communication qui lui convient. Les moyens sont variés. Tout commence par les logiciels professionnels, auxquels s’ajoutent la communication verbale (directe, par téléphone, via des repas, des réunions), non verbale (support écrit mis à la disposition de tous, sur papier ou sur tableau pour les hospitalisations) et, par l’intermédiaire d’Internet, un système de mailing intraclinique. Dans un contexte d’exigence croissante de la clientèle, nous nous devons d’assurer une cohérence entre praticiens, reflet du bon fonctionnement d’une équipe. Cependant, par manque de disponibilité, par négligence ou en raison des personnalités de chacun, ce n’est pas toujours évident à mettre en place. Tout dépend finalement de l’urgence de l’information. Il revient à chacun d’adopter le moyen adéquat afin d’assurer la meilleure transmission des dossiers médicaux.

Un réseau pas seulement informatique…

L’évolution des diverses méthodes de communication au sein des cliniques vétérinaires est impressionnante.

Alors que certains vivent encore à l’âge de pierre, d’autres rivalisent d’inventivité.

Cette communication est capitale pour assurer un service adapté aux exigences de la clientèle et aux réalités économiques actuelles.

Il faut néanmoins adopter une technique souple, simple, adaptée à la structure et évidemment efficace. Lors de mes expériences en tant que salariée, j’ai pu exploiter diverses méthodes, souvent cumulatives. Des réunions hebdomadaires ou mensuelles, l’installation d’un tableau central visible par tous, l’utilisation d’un logiciel informatique contenant les commémoratifs et les antécédents de l’animal, les fiches d’hospitalisation avec les soins apportés, les fiches clients et quelques abréviations bien à propos, les casiers individuels où tout document papier à destination de l’un ou l’autre peut être déposé, sont autant de modes d’information utiles.

Par ailleurs, les auxiliaires sont des intermédiaires de choix en matière de communication. Les pauses déjeuner ou autour d’un café se transforment parfois en mini réunions informelles et chaleureuses qui consolident l’esprit d’équipe. Nous avons donc un large choix pour échanger nos points de vue, assurer le suivi des animaux et une certaine cohérence dans le travail, améliorer nos services et développer l’esprit d’équipe de tous les acteurs de la clinique. Faites donc passer le message !

Vétocom ou pause café ?

La communication est un mot à la mode. Il paraît que nous ne communiquons plus avec nos semblables. Quand il s’agit de non-communication dans le métro, ce n’est pas gênant, mis à part peut-être pour notre santé mentale…

En revanche, au travail, elle apparaît comme primordiale, et particulièrement pour les animaux que nous soignons. J’ai expérimenté deux approches différentes dans de grosses structures, l’une en canine dans l’Aude, l’autre en mixte dans la Somme. En clientèle canine, selon les emplois du temps et les compétences de chacun, il arrive fréquemment qu’un animal soit vu par plusieurs personnes. Vétocom était la technique de communication utilisée dans la clinique canine.

Chaque praticien pouvait ainsi rapidement visualiser les comptes rendus des visites, les traitements et les analyses effectuées. L’historique médical de l’animal apparaîssait intégralement. Les limites de ce système se situent dans le côté rébarbatif du rapport, auquel s’ajoute le peu de place pour les impressions moins formelles au sujet de l’animal.

En outre, que faire lorsque le rapport a été oublié ?

La technique était totalement différente dans la clinique mixte. Chez les ruraux, point de logiciel !

La matinée commençait obligatoirement par une réunion informelle autour d’un café. Les visites de la journée étaient réparties et, s’il y avait lieu, les informations sur les cas étaient transmises oralement. Ce système, bien plus convivial que le premier, présente des limites en termes de rigueur. Cependant, le téléphone portable apporte parfois une aide précieuse lorsque certains détails viennent à manquer. Si une trace écrite est certainement la meilleure solution pour le suivi des cas, les pauses café entre collaborateurs entretiennent une ambiance chaleureuse. Le temps passé au boulot ne doit surtout pas prendre des allures de trajet de métro…