Comment gérez-vous le stock de médicaments et d’aliments ?

Nous adoptons une stratégie globale raisonnée

Nous attachons de l’importance à la gestion du stock. Nous sommes six associés en canine et Nac, répartis dans deux cliniques et un cabinet, en centre-ville et en périphérie du Havre. Notre stock représente environ 600 000 €, médicaments et alimentation confondus. Cela vaut donc la peine de faire des efforts de gestion, ne serait-ce que pour gagner 1 %. Depuis plusieurs mois, nous nous attachons à définir une stratégie globale raisonnée, notamment en travaillant sur les achats. Nous y consacrons deux heures par semaine en recevant les délégués des laboratoires à deux associés. L’un discute avec eux, permettant à l’autre de consulter sans pression les données chiffrées des produits évoqués, à l’aide de fichiers Excel préparés pour chaque entretien. Nous ne prenons pas de décision d’achat à la fin de l’entretien. Je rédige un compte rendu communiqué à tous les associés, voire aux auxiliaires si cela peut les concerner. Nous en discutons. Quelle que soit la décision, elle est prise en commun. Le délégué est ensuite contacté pour valider nos choix. Grâce à ce système, nous sommes devenus réellement acteurs de nos commandes. Plutôt que de les subir, nous pouvons ajuster au mieux les quantités et les prix. Ce fonctionnement a un peu étonné les délégués au début, mais ils s’y sont habitués. Chaque structure est autonome et passe commande pour elle-même en respectant les choix stratégiques décidés en commun. Au quotidien, les stocks sont gérés par les auxiliaires. C’est une tâche importante. Nous ne pouvons pas stocker physiquement les produits, les volumes sont trop importants. Nous écoulons 120 t de pet food par an pour environ cinq cents références. Nous travaillons donc avec deux centrales qui nous livrent quasi quotidiennement pour l’alimentation et trois à quatre fois par semaine pour les médicaments. Avec une telle organisation, nous avons choisi de réaliser trois inventaires par an pour chaque structure, ce qui est beaucoup. Nous envisageons de nous équiper d’une douchette pour lire les codes à barres et gérer les stocks en temps réel. Cela n’empêchera pas l’inventaire, mais le facilitera sans doute.

Je gère mon stock au fil de l’eau

Je travaille seul, en canine, mais je prends tout de même le temps de faire attention à mon stock. C’est important. L’alimentation, par exemple, représente près de 30 000 € par an. Obtenir 4 à 6 % de remise, cela vaut le coup. Cela dit, je gère plutôt au fil de l’eau. Tous mes produits, alimentation et médicaments, proviennent de la même centrale. Chaque fois que j’utilise ou vends l’un d’entre eux, je décolle l’étiquette de référence apposée par la centrale et je la colle sur mon bureau. Ensuite, je me dégage un peu de temps pour commander les mêmes produits en même quantité grâce au logiciel de commande relié par l’Internet à la centrale, et je jette les étiquettes ! C’est moins compliqué qu’un logiciel de gestion sur lequel il faut passer un temps fou pour entrer les données. J’ai donc toujours à peu près les mêmes stocks, que je mesure visuellement à chaque fois que je prélève un produit. J’ai assez peu de références : environ soixante pour l’alimentation, cent cinquante pour les médicaments et peu de stock à la clinique. C’est impossible dans 80 m². Je dispose de douze mètres linéaires de présentation en salle d’attente et de quelques rangements pour les médicaments. Je travaille à flux tendu avec la centrale qui passe une fois par jour pour l’alimentation et trois fois par semaine pour les médicaments. Pour les commandes, j’ai la visite régulière des délégués d’une vingtaine de laboratoires. Je refuse souvent les promotions qui conduisent inévitablement au surstock. J’en profite néanmoins pour l’alimentation et je tente de grouper mes commandes pour profiter des remises. En résumé, je fais en sorte de maintenir mon stock à un juste équilibre.

Nous profitons au maximum des promotions des laboratoires

A trois associés, en exercice mixte à prédominance rurale, nous travaillons avec moins de trois cents références et des stocks importants. En rurale, nous commandons généralement de grosses quantités, en particulier pour les produits à prescription massive comme les vermifuges.

Nous tentons de tirer profit au maximum des promotions des laboratoires. Si un rabais de 15 % pour quarante bidons est proposé alors que nous n’en avons besoin que de six dans l’immédiat, je n’hésite pas. Il nous est même arrivé de contracter un emprunt pour acheter un stock en promotion.

Nous sommes donc souvent en surstock, mais l’expérience a montré que nous finissons toujours par écouler le surplus. Autant dire que nous ne gérons pas notre stock au cordeau. Nous savons ce que nous achetons en début d’année, ensuite nous gérons à vue, en commandant dès que la rupture est proche. Nous savons aussi qu’il faut faire plus attention à tel ou tel produit selon la saison. Ce n’est pas rigoureux, mais ça fonctionne !

La rupture de stock est exceptionnelle. J’ai essayé plusieurs fois d’installer une gestion plus stricte avec un système d’étiquettes, en demandant à chacun de noter les produits prélevés. Sans succès !