Utilisez les outils de communication sans les subir

Les outils de communication n'ont jamais été aussi nombreux. Bien utilisés, ils permettent de gagner du temps et d'être plus efficace. Mal utilisés, ils transforment leurs détenteurs en véritables esclaves et les retardent dans leur travail. Quelques conseils permettent d'éviter ce piège et de profiter au mieux des nouvelles technologies.

Pour prendre de bonnes habitudes, la règle de base est de planifier ses activités, qu'elles soient choisies ou subies. La première étape consiste à se munir d'une feuille de papier, d'un carnet à garder avec soi ou d'un semainier qui permet, d'un coup d'œil, de vérifier ses engagements hebdomadaires. Le but n'est pas de le remplir de façon compulsive, mais avec intelligence. Par exemple, si les déjeuners sont un moment stratégique pour rencontrer des confrères ou des prospects, il faut limiter les rendez-vous à trois par semaine, afin de pouvoir “caser” des imprévus (déjeuner avec un ami ou un membre de la famille, visite chez le médecin, etc.). C'est ce que font de nombreux chefs d'entreprises qui semblent ainsi plus disponibles.

La planification ne concerne pas seulement la semaine. Un emploi du temps est aussi à établir pour la journée. Le but est de gérer le travail, les rencontres avec les collaborateurs, le courrier, les appels téléphoniques, ainsi que l'envoi de courriels et les réponses à ceux qui inondent la messagerie. La première chose à faire est de noter les tâches à réaliser dans la journée et de les hiérarchiser, par exemple à l'aide de numéros. Dès que l'une d'elles est accomplie (on débute logiquement par la plus importante), elle est barrée. Ce qui n'a pu être fait dans la journée constituera la priorité du lendemain, selon la même méthode. Cette façon de procéder présente de nombreux avantages, notamment ceux de ne rien oublier et de ne plus confondre l'essentiel et l'accessoire.

Il suffit de consulter ses courriels deux fois par jour

L'idéal est de consacrer deux moments de la journée à la gestion des e-mails : le matin à l'arrivée sur le lieu de travail (ou au domicile avant de partir) et en fin de journée. La première démarche est de supprimer tous les messages inutiles et autres spams. Des logiciels ont été mis au point pour effectuer cette tâche, mais ils se révèlent souvent peu efficaces. Une solution consiste à changer son adresse électronique pour en choisir une composée de lettres et de chiffres. Bien entendu, il faudra ensuite l'envoyer à l'ensemble de ses interlocuteurs, en un seul clic grâce au carnet d'adresses. Les adresses ainsi composées sont beaucoup moins accessibles aux “moulinettes” qui expédient automatiquement des propositions pour devenir plus beau, plus riche et plus viril.

En dehors des deux périodes déterminées, la messagerie n'est pas consultée.

Lorsqu'ils sont bien organisés, les chefs d'entreprises consacrent en moyenne deux fois trente minutes chaque jour à l'élimination, à la lecture et à la réponse aux courriels.

User et abuser de la messagerie du téléphone portable

Le téléphone portable est aussi une source importante de perte de temps. Pourtant, pour ne pas être dérangé de façon intempestive, il suffit d'utiliser la messagerie. Rien n'est alors plus simple que de prendre connaissance des messages au moment le plus opportun. La bonne méthode consiste à répondre par SMS et à signaler préalablement aux interlocuteurs sa préférence pour ce moyen de communication. Les réponses sont rapides et les textes restent en mémoire. Si la réponse exige plus que quelques mots, il est préférable de proposer, toujours par SMS, un entretien téléphonique, à un moment qui convient à chacun.

Par ailleurs, il ne faut pas hésiter à faire gérer ses appels par une assistante, en lui communiquant les plages horaires réservées aux communications jugées particulièrement urgentes.

Mieux vaut aussi ne pas diffuser son numéro personnel... sauf aux amis, et penser à s'inscrire sur la liste rouge. Le téléphone portable et la messagerie suffisent à être joignable et efficace, sans avoir à empiéter sur le temps consacré à la vie familiale et personnelle.