Avez-vous mis en place une politique de gestion des stocks ?

Une gestion au plus juste, sans céder aux influences

J’ai un stock minimum, avec une variation saisonnière selon les produits. Effectuer des commandes quotidiennes est possible mais ne me convient pas, car le temps consacré à cela n’est pas négligeable, et les centrales font des remises en fonction des jours et heures auxquels l’appel est passé. J’essaie de suivre ma réserve au plus juste, en tenant compte de deux contraintes : ne pas avoir de rupture et éviter de trop stocker. Bien que cela ne soit pas obligatoire, je dresse un inventaire deux fois par an pour savoir ce qu’elle représente financièrement et surveiller les quantités, les dates de péremption, etc. La grande difficulté est que les laboratoires, après nous avoir appris à gérer des commandes réduites selon notre consommation, se bousculent pour avoir des parts de marché. Ils poussent à commander ponctuellement de grandes quantités avec des remises à la clé : soit on stocke à l’excès, avec une immobilisation financière importante, soit on ne bénéficie pas de la remise. Or, entre l’outil informatique et un système de fiches de suivi de commandes, j’ai une idée cohérente de la consommation mensuelle. Il me semble donc aberrant de commander pour six mois ou un an.

La politique de certains confrères consisterait à se réunir en groupement d’intérêt économique (GIE) afin d’obtenir des remises maximales auprès des laboratoires. C’est faire machine arrière, car ce système est celui d’il y a trente ans, avant l’existence des centrales. Le développement de cette solution mettrait en péril le fonctionnement de ces dernières, qui sont pourtant indispensables. Il faudrait donc rester prudent par rapport à ces pratiques, même si, sur le moment, elles paraissent plus intéressantes. Nous devons ménager chaque élément de la “chaîne” si nous voulons continuer à vivre.

Travailler en flux tendu est plus confortable

La gestion des stocks est primordiale pour la survie d’une clinique vétérinaire. Pour les optimiser, nous travaillons en flux tendu, c’est-à-dire que nous n’emmagasinons pas et que nous nous approvisionnons au fur et à mesure des ventes. Nous avons une quantité minimale de produits dans nos placards en dessous de laquelle nous ne descendons pas, et qui nous est indiquée visuellement par des étiquettes pour chacun d’entre eux. Chaque fois qu’un médicament est vendu, il est immédiatement commandé par Internet, grâce au système automatisé de code-barres. Cela est possible grâce aux centrales, qui livrent dès le lendemain, voire l’après-midi même de la commande. Cette méthode nous permet de ne pas avoir de variations importantes dans la trésorerie et évite les immobilisations d’argent. Nous ne profitons pas des remises ponctuelles de certains laboratoires qui proposent une grande quantité d’un produit, mais, sans écart de trésorerie, nous pouvons faire face aux fluctuations dans le chiffre d’affaires. Nous avons tenté une année de bénéficier des réductions particulières des laboratoires, toutefois nous sommes beaucoup plus sereins dans la gestion de nos comptes en travaillant en flux tendu : nous y gagnons en confort quotidien, les dépenses sont constantes et nous pouvons ainsi anticiper.

Les délais et les modes de livraison sont difficiles à gérer

Je m’occupe de la gestion des stocks, depuis bientôt deux ans, dans une structure à activité mixte de huit vétérinaires, avec l’appui d’une secrétaire. Notre cursus ne nous forme pas à optimiser l’organisation d’un approvisionnement qui comporte plusieurs centaines de références (certaines ne sont vendues qu’une fois par an), et il faut aller pêcher des méthodes, sur Internet par exemple. J’ai opté pour une gestion informatisée avec une base Vetocom, complétée par des utilitaires de calcul élaborés avec Excel. J’essaie régulièrement d’améliorer le système, notamment afin de pallier les déficiences du logiciel, conçu pour des praticiens métropolitains livrables en moins de quarante-huit heures. A 10 000 km de la métropole, les délais de livraison et les modes d’approvisionnement (avion ou bateau) sont plus difficiles à gérer. L’avion présente l’avantage de la rapidité (avec un délai de quatre jours en moyenne). Son inconvénient réside dans le prix du fret aérien, qui oscille entre 7 et 9 € le kilo de marchandises livré suivant les périodes, et le rend prohibitif pour les grandes quantités. Il est limité aux produits à conserver au froid ou en limite de rupture de stock, deux fois par mois. La majorité des médicaments sont livrés par bateau, une fois par mois, et mettent en moyenne un mois et demi pour arriver. Il faut donc gérer la superposition des commandes. Ce délai peut augmenter, comme dernièrement, à plus de soixante-cinq jours, à cause des grèves de dockers.

Cela oblige à fonctionner avec une immobilisation financière importante, avec un stock conséquent qui correspond à trois mois de consommation moyenne, et à gérer la péremption de produits qui ont à peine six mois de validité. Cet exercice, même s’il est pénible et chronophage, reste stimulant car il faut en permanence jouer sur de nombreux facteurs afin de réduire au maximum les coûts d’approche, l’immobilisation financière et les pertes.