Bien gérer son stock

La gestion des stocks… Ce n’est sûrement pas la tâche préférée des vétérinaires, mais pourtant sa prise en charge est nécessaire. Pour ne pas commettre trop d’erreurs, mieux vaut s’en occuper de façon régulière, même si cela ne signifie pas consacrer beaucoup de temps à compter une par une les boîtes de médicaments ou les seringues. En effet, une bonne gestion des stocks évite justement des comptages fastidieux, et souvent hasardeux. Cependant, elle permet surtout de gagner du temps, donc de l’argent et des clients.

QUALIFIER

Avant de s’attaquer à la gestion proprement dite, un peu de dialectique s’impose. Pour bien agir sur son stock, il convient de le connaître et d’être en mesure de le qualifier et de le quantifier. Les spécialistes de la gestion considèrent qu’il n’en existe pas un, mais trois. Le premier, dit “actif”, est de loin le plus simple à gérer. C’est celui qui tourne, le mieux connu. Il représente en moyenne 20 % des produits, qui constituent 80 % du chiffre d’affaires. À l’opposé, le stock “dormant” est composé de produits rarement utilisés, dont les délais d’écoulement moyens se situent entre 12 et 18 mois. Entre les deux se situe le stock que certains qualifient de “politique”, car si les premiers obéissent à des règles de gestion assez rigides, les arbitrages pour ce dernier relèvent d’une stratégie propre à chaque clinique. Certains le gonfleront, car ils refusent de ne pouvoir satisfaire un client sur-le-champ, d’autres le réduiront à sa plus simple expression et n’hésiteront pas à faire revenir le propriétaire d’un animal.

QUANTIFIER

Gérer ces trois stocks passe d’abord par une quantification. Autrement dit, un chiffrage des besoins établi à partir des statistiques d’achats de l’année précédente. Les résultats de ces calculs définiront les justes stocks à conserver. Trop serait une immobilisation financière importante et inutile. Trop peu constituerait, en revanche, un risque de ne pouvoir exercer son métier dans de bonnes conditions. « Les besoins sont évalués en termes de stock moyen, immobilisé à la clinique et correspondant aux besoins moyens, et de stock minimal, qui couvre la consommation en attendant la nouvelle livraison. De ces calculs dépendront les quan­tités à recommander et la fréquence des commandes. Il est également judicieux de prévoir un stock de protection afin de pallier les consommations inhabituelles ou les retards de livraison », suggère Thierry Habran, vétérinaire fondateur de Vetentreprise¹.

GÉRER

Quant à la gestion proprement dite, le stock actif est celui qui focalisera le plus d’attention.

« Il convient de surveiller de près ce qui représente une importante immobilisation financière », conseille-t-il. Pour ce faire, les vétérinaires ont le choix entre plusieurs outils. Le système le plus utilisé reste la méthode calendaire, qui fixe une date de commande (une fois par semaine ou par mois). Si le praticien opte pour le recomplètement, tout produit vendu devra immédiatement être remplacé. En outre, la méthode du seuil de commande repose sur un seuil d’alerte défini par le vétérinaire pour déclencher une commande. Bref, un savant dosage puisque, rappelle Thierry Habran, « l’objectif de la gestion du stock est de trouver un compromis idéal entre le volume du stock, donc de l’argent immobilisé, et le nombre de commandes, en minimisant les risques de conserver des produits périmés bons à jeter. La rupture de stock est de son côté synonyme de ventes ratées et de clients insatisfaits, sans compter le risque de passer à côté de promotions intéressantes en commandant dans l’urgence ».

S’ÉQUIPER

Mieux vaut donc disposer d’une bonne méthode et d’outils efficaces pour gérer au mieux son stock. Et sur ce dernier point, l’informatique est un précieux allié. Aujourd’hui, la quasi-totalité des logiciels de gestion permettent de gérer les réserves et les commandes automatiquement. À défaut, un suivi manuel et visuel fera l’affaire, mais dans ce cas, il est préférable de déléguer cette tâche à une seule personne qui, petit à petit, se familiarisera avec tous les événements (saisons, ristournes, etc.) susceptibles d’impacter les stocks et saura les intégrer dans sa méthode de gestion.

Par ailleurs, au-delà des calculs, des méthodes et des outils, ce type de gestion tient tout simplement en quelques règles de bon sens : d’abord bien acheter, donc résister aux multiples tentatives de séduction des laboratoires pour ne pas acquérir ce que la clinique ne vendra pas, même avec une ristourne alléchante. Ensuite, prendre le temps de réaliser un inventaire annuel pour bien con­naître son stock, le valoriser et calculer quelques ratios utiles pour passer les commandes à venir. En outre, cette gestion doit inclure une dimension “marketing”. C’est pourquoi lorsqu’un lot de produits risquant la péremption est repéré, il est primordial de penser à les mettre en avant ou à les prescrire chaque fois que cela est possible.

• 1 Société de management et de développement des entreprises vétérinaires : www.vetentreprise.com