Déduire ses frais professionnels

Le remboursement des frais professionnels d’un vétérinaire dirigeant d’entreprise peut concerner ses déplacements ou ses frais de bouche. Cependant, il varie de façon notable en fonction du statut de la société concernée, d’où la nécessité de prendre garde à ce qui est “passé en frais”, pour ne pas tendre la joue à un éventuel redressement fiscal…

DÉPLACEMENTS PROFESSIONNELS AVEC UN VÉHICULE PERSONNEL

Pour le dirigeant d’une société de capitaux (SARL, SEL, etc.)

La société lui rembourse ses frais qui seront déductibles du résultat imposable de l’entreprise. Pour le calcul de son impôt sur le revenu, l’entrepreneur a le choix entre :

– la déduction forfaitaire de 10 % (plafonnée à 14 157 € en 2010), qui couvre l’ensemble des dépenses que tout salarié est censé assumer pour son activité, parmi lesquelles les frais de transport entre le domicile et le travail ;

– les frais réels (sur option), qui sont déductibles au prorata de l’utilisation professionnelle : amortissement du véhicule, frais de carburant, de réparation, d’entretien et primes d’assurance. Si les justificatifs de ces frais font défaut, il est possible de les évaluer selon les barèmes en vigueur (kilométrique, carburant).

Pour le dirigeant d’une entreprise individuelle

Ce dernier peut déduire de son résultat imposable les dépenses liées à son activité professionnelle, réglées sur la trésorerie de l’entreprise ou sur ses fonds personnels. Les frais de transport domicile-travail sont déductibles à concurrence des 40 premiers kilomètres (soit 80 km aller-retour). Le retranchement des kilomètres supplémentaires est accordé si la preuve de circonstances particulières liées à l’emploi ou à des contraintes familiales ou sociales est apportée : raisons de santé, écarts de coût du logement, etc. Les autres dépla– cements professionnels ne peuvent être défrayés proportionnellement à l’usage professionnel.

En revanche, sous réserve d’opter pour une comptabilité très simplifiée, le dirigeant peut évaluer les frais liés au carburant consommé lors de déplacements professionnels de façon forfaitaire, à partir du tableau établi chaque année par l’administration fiscale. Les autres dépenses sont retenues pour leur montant réel.

Pour le dirigeant d’une société de personnes

Il peut déduire de sa quote-part de résultats les charges personnelles liées à l’activité sociale dès lors qu’elles n’ont pas été prises en compte au niveau de la société en nom collectif (SNC) et qu’elles lui incombent personnellement. C’est le cas des frais de repas et de transport entre le domicile et le lieu de travail. Les frais de carburant peuvent être évalués forfaitairement.

FRAIS DE RESTAURATION

En société à responsabilité limitée (SARL) ou d’exercice libéral (SEL), les frais de repas sont déductibles à hauteur de la dépense réelle, soustraction faite de la valeur d’un repas à domicile (évalué à 4,42 € en 2010) ou, lorsque la dépense réelle ne peut être justifiée, à hauteur de 4,42 € par repas. La société rembourse le dirigeant sur présentation de justificatifs et en exonération des cotisations sociales.

Les déjeuners d’affaires et autres frais de repas professionnels engagés par l’entrepreneur individuel (par exemple ceux pris sur le lieu de travail en raison d’un éloignement du domicile) sont déductibles dans une certaine limite (12,63 € par repas en 2011). Pour les repas d’affaires, une facture est à produire, mentionnant la date du repas, l’identité des participants et le montant de la dépense, qui doit être cohérent. Pour les autres, une simple note de restaurant suffit.

À JUSTIFIER

Le recours à un barème ne dispense pas le dirigeant de justifier la réalité de ses déplacements professionnels. En cas d’option pour la déduction de ses frais réels, les sommes versées à titre de remboursement doivent être déclarées et soumises à l’impôt sur le revenu.