Une méthode pour contrôler ses remises grossistes

S’assurer que les remises accordées par son grossiste sont bien celles prévues dans le contrat peut devenir un véritable casse-tête si l’on ne procède pas avec méthode. Ces réductions ne sont pas uniformes sur la valeur globale des achats effectués, mais pondérées. Elles sont par conséquent plus difficiles à contrôler. De plus, les pratiques commerciales peuvent varier d’un répartiteur à l’autre. Il convient donc de vérifier les remises qui portent sur le taux appliqué (lequel varie selon le taux de TVA et/ou la catégorie de produits) et sur l’assiette de la remise. En outre, d’autres facteurs, tels que le coût de la logistique, entrent en ligne de compte dans ces calculs.

Le directeur d’un distributeur en gros de médicaments invite donc les vétérinaires « à porter un regard fin sur les niveaux de remises accordées ». En effet, « le grossiste obtient entre 10 à 14 % de remises sur le tarif de base de l’industriel et en rétrocède entre 5 et 8 % au vétérinaire. Les remises accordées tiennent compte des contraintes logistiques et de leur coût (chaîne du froid, traçabilité, produits pondéreux), mais aussi des volumes d’achats. Par exemple, nous sommes en mesure d’accorder davantage de remises sur des produits chers et sans contrainte logistique que sur d’autres, beaucoup moins onéreux, mais avec des frais logistiques importants. Les vétérinaires doivent donc vérifier la cohérence entre les coûts logistiques et les montants des remises ».

Tout dépend alors des outils, des informations et surtout du temps dont dispose le praticien pour effectuer ces divers contrôles. En cas de détection d’une erreur d’application des remises et d’un écart significatif entre ce qui est promis et ce qui est réalisé, il convient de se livrer à un contrôle minutieux de ses factures.

EFFECTUER UN CONTRÔLE SIMPLIFIÉ EN 4 ÉTAPES

La première solution consiste à procéder à une vérification mensuelle, simple et rapide, des remises octroyées. Pour cela, 4 étapes sont nécessaires.

→ Rassembler les récapitulatifs de factures des grossistes sur 2 mois successifs, soit M et M + 1. Sur la facture d’achat du mois M, prendre le montant net facturé des achats du mois M et la valeur de la remise du mois M - 1. Il suffit alors de déterminer le montant brut d’achat du mois M de la manière suivante :

[brut du mois M] = [net facturé du mois M] + [remise du mois M - 1]

Sur la facture d’achat du mois M + 1, vous retrouvez les mêmes éléments : le net facturé du mois M + 1 et la remise du mois M. Prendre la valeur de la remise du mois M.

→ Calculer le pourcentage de remise obtenu sur les achats du mois M :

[% remise sur achats du mois M] = [remise du mois M] / [brut du mois M]

→ Calculer les taux de remise réellement appliqués par catégorie de produits ou taux de TVA. Repérer puis extraire de chaque facture la remise du mois M et le brut du mois M par catégorie de produits ou taux de TVA.

→ Calculer la remise pondérée. Additionner les montants des remises figurant sur la facture M + 1 (en euros) et ceux des achats bruts qui figurent sur la facture du mois M.

[taux de remise pondérée] = [remise / achat brut] x 100

PRIVILÉGIER UNE GESTION COMMERCIALE MINUTIEUSE

Pour procéder au travail comptable de ventilation des remises par catégorie de produits (médicaments, aliments, hygiène, matériel, etc.), le vétérinaire a besoin des factures détaillées de ses achats. « L’informatique est un outil au service de sa structure, explique un distributeur. L’objectif est d’entrer le coût d’achat de ses produits puis de vérifier la concordance entre les états informatiques et les prix mentionnés sur les factures. » Il est vivement conseillé de récapituler tous les achats effectués chez le grossiste, par mois et par taux de TVA (ou catégorie de produits), et de réaliser le contrôle et le suivi des remises dans un tableau Excel.

Les statistiques de gestion commerciale sont une aide précieuse pour décomposer les achats de la clinique. Les calculs doivent prendre en compte un certain nombre d’éléments commerciaux qu’il faut, selon leur nature, soustraire ou ajouter aux remises, au titre par exemple des retours de marchandises (avoirs), de la régularisation de lignes de remises complémentaires, etc.

Il convient aussi d’ajouter les escomptes, de soustraire le montant des achats de produits sans remise, etc. Dans le cas d’absence de réduction, le vétérinaire déduit de la base des achats le montant des produits non remisés pour sa valeur réelle. Dans le cas inverse, il retranchera un montant forfaitaire calculé à l’aide d’un pourcentage issu de la gestion informatique des ventes.

COMPTABILISER LES ÉCARTS IMPORTANTS

Il existe une méthode simple et rapide pour contrôler tous les mois les factures et vérifier sommairement que les remises consenties sont bien celles promises et qu’elles concordent avec le montant des achats. Mais un écart important, par exemple de plusieurs centaines d’euros, déclenchera un contrôle plus minutieux. La méthode consiste à prendre l’ensemble des factures décadaires du grossiste et de les rapprocher de la facture mensuelle récapitulative des achats. Il faut aussi penser à exclure du montant des achats les produits qui ne donnent pas lieu à une remise. Dans la mesure où le poids des achats en produits est faible, il n’est pas nécessaire de demander les factures détaillées du grossiste pour procéder au travail comptable de ventilation des remises par tranche de prix, et ainsi déduire de la base des achats le montant des médicaments non remisés. À partir des sommes d’achats par taux de TVA, le montant global de la remise est calculé en appliquant les taux annoncés. Le vétérinaire devra alors comparer ce chiffre avec la remise réellement appliquée.