Quelles consignes donnez-vous à votre remplaçant ?

L’organisation et les repères géographiques

Guillaume Lamain, praticien mixte à Belleme (Orne), Saint-Cosme-en-Vairais et Bonnétable (Sarthe).

Nous décrivons le type de clientèle (50 % bovine) aux remplaçants dès l’entretien d’embauche. Nous leur fournissons des cartes IGN pour trouver les lieux-dits et se rendre chez les éleveurs. Nous leur prêtons un véhicule pour les déplacements et expliquons la gestion du stock de médicaments et de matériel dans celui-ci. Nous laissons les numéros de téléphone importants : les nôtres, celui du garagiste-dépanneur, du centre de gestion de la faune sauvage, etc.

Si des cas sont en cours de traitement, pour des suivis en canine ou sur des troupeaux, nous donnons les consignes les concernant afin que la personne sache répondre au client, pour que ce dernier n’ait pas l’impression de discuter avec quelqu’un qui “tombe des nues”. Cela fait partie des premiers éléments à transmettre.

Nous nous assurons également que la personne sait utiliser les appareils de radiographie et d’analyses sanguines. Nous expliquons le fonctionnement du logiciel pour éditer les factures et enregistrer les divers traitements mis en place. La marche à suivre pour les urgences, centralisées dans un des trois cabinets pour simplifier le travail de ce confrère, est également précisée. Le remplaçant reste autonome concernant le choix des traitements, mais en fonction de son expérience et de ses besoins, nous l’aidons. En canine, en cas de doute, nous conseillons d’hospitaliser l’animal une journée pour le prendre en charge en équipe.

Des consignes orales et des fiches cliniques

Michaël Lallemand, praticien mixte à Chemillé-Melay (Maine-et-Loire).

Nous n’avons jamais de remplaçant ponctuel, car nous sommes six vétérinaires sur le même site et nous nous arrangeons pour ne pas prendre nos vacances en même temps. En revanche, nous faisons appel au remplaçant quand un arrêt maladie ou un accident survient. Nous lui donnons des consignes orales uniquement. En canine, nous n’avons rien de formalisé.

Toutefois, en rurale, nous devons expliquer notre façon de fonctionner. Nous avons en effet créé un réseau de cinq cliniques vétérinaires, il y a trois ans environ, au sein duquel nous avons harmonisé nos pratiques, de l’examen clinique à ceux complémentaires. À terme, c’est un atout pour recruter des salariés : en effet, si une personne est habituée à travailler dans l’une des structures, elle retrouve le même mode de fonctionnement dans une autre qui souhaiterait l’engager.

De plus, une fiche clinique, qui se trouve en en-tête de nos ordonnances, résume ces pratiques et permet de s’assurer que l’examen clinique est réalisé dans sa totalité et de faire apparaître les résultats des examens complémentaires. Cela aide les remplaçants. Nous pouvons également proposer un mois de stage avant l’embauche, pour que le confrère s’habitue à notre façon de travailler avant d’exercer en autonomie. Parfois, c’est d’ailleurs le salarié qui réclame ce stage.

J’ai pour principe de faire confiance

Pascale Peyrard, praticienne canine à Blanzy (Saône-et-Loire).

Lorsque j’ai créé ma clientèle, je travaillais seule, sans auxiliaire. J’ai donc élaboré un cahier de consignes, insérées dans des pochettes plastiques. Elles portent sur différents thèmes : rangement du matériel en consultation (pour le trouver sans difficulté), mode d’emploi du répondeur et de l’appareil de radiographie, rappel des protocoles de vaccinations, devenir des corps, tri et ramassage des ordures et des déchets médicaux, etc.

Ensuite, j’ai engagé une auxiliaire vétérinaire, et nous nous arrangeons, dans la mesure du possible, pour alterner nos congés. C’est pratique pour le remplaçant, mais aussi rassurant pour la clientèle.

Maintenant que j’exerce à temps partiel, c’est ma remplaçante de l’année qui travaille durant les vacances. Elle acquiert des connaissances sur la clinique et ses habitudes lorsqu’elle me remplace en demi-journée, donc elle est prête lorsqu’elle se retrouve seule plus longtemps. Cependant, j’ai continué l’actualisation de mon cahier initial, en y ajoutant le mode d’emploi des nouveaux matériels. L’expérience montre qu’il est consulté.

En outre, j’ai trop souffert des honoraires imprécis lorsque j’effectuais moi-même des remplacements. J’ai donc un tarif facile à appliquer, très clair. Lors de la facturation d’un acte, les détails (injections comprises ou non) apparaissent sur le document. Enfin, j’ai pour principe de faire confiance à mon remplaçant !