« Comment caler 30 heures dans la journée »

Bien gérer son temps n’est pas insurmontable. Ne pas se laisser déborder au travail est moins évident, surtout lorsque le vétérinaire choisit l’exercice libéral, avec une équipe restreinte. « Comment caler 30 heures dans la journée ? », demande avec prov“ocation Alan Robinson, directeur associé de Vet dynamics¹. Lors d’incapacité à effectuer toutes les tâches quotidiennes, il préconise de commencer par repérer ce qui fait perdre du temps et consomme l’énergie d’un chef d’entreprise, puis de mettre en place les solutions adéquates. « Une clinique vétérinaire peut aussi bien bénéficier de bons jours efficaces, les “prime time”, comme de l’inverse, les “grind time” qui sont des pertes de temps. Il convient alors d’identifier les symptômes de ces écueils », explique-t-il.

LES FACTEURS ORGANISATIONNELS DE STRESS

Quelles sont les causes d’une mauvaise gestion du temps ? Selon Alan Robinson, l’inefficacité ou le temps perdu peut être dû à un manque de concentration, un défaut d’attention, une incapacité à exécuter les tâches requises ou un sentiment de culpabilité. Face à de telles situations, il importe de déceler d’une part, les facteurs individuels de stress susceptibles de détruire toute mission de management. Un chef d’entreprise vétérinaire est incapable de bien gérer son temps s’il manque de projets ou de perspectives personnelles.

D’autre part, les facteurs organisationnels de stress ne sont pas non plus à négliger : le système de communication de la clinique, par exemple, se révèle de mauvaise qualité ou les méthodes de direction sont défaillantes. « Il existe trois catégories de stress en milieu vétérinaire : la surcharge de travail, le conflit autour des résultats (ou des attentes) et l’ambiguïté, lorsque le professionnel n’est pas sûr de ce qui doit être fait », détaille Alan Robinson.

LA BONNE GESTION DE L’ÉNERGIE

Les éléments qui consomment de l’énergie, tels que le surmenage, la désorganisation, sont connus. Au vétérinaire de prioriser les actions à exécuter pour retrouver un bon équilibre. « Pourquoi ne pas réaliser une grille du temps avec, en abscisse et en ordonnée, tout ce qui touche à l’urgence (ou non) et le niveau d’importance des actions de la clinique ?, interroge-t-il. Et le vétérinaire décide de ce qui est important. Les autres décident souvent de ce qui est urgent ! » Selon le dirigeant, les choses non réalisables deviennent les urgences, ce qui génère des plannings à court terme peu efficaces, avec des listes de tâches incomplètes. « La semaine est le temps de planification idéal. Garder une liste de tâches accomplies est également judicieux. » Enfin, la règle des “deux minutes” se révèle toujours utile selon Alan Robinson : « Si vous pouvez le faire en quelques minutes, alors faites-le ! », souligne-t-il. Tel qu’un mail important à envoyer, par exemple.

La plupart des cliniques ou des cabinets vétérinaires sont, à ses yeux, très, voire trop, surchargés, ce qui ne les rend pas toujours rentables. Tout dépend toutefois de l’offre et de la demande, ainsi que du pays concerné. « Tant que la structure dispose d’un bon modèle économique, il est préférable de recruter si la clientèle augmente et si l’équipe se sent débordée, au risque d’en perdre une partie si le dirigeant ne le fait pas. Cette question se pose actuellement au Royaume-Uni, car le marché reprend », analyse Alan Robinson.

LES FACTEURS DE SUCCÈS

Pour remédier aux journées contre-productives, il suggère de mieux contrôler la situation et d’exercer plus sereinement. En résumé, il convient de transformer sa manière de travailler et de vivre. Ainsi, l’efficacité du vétérinaire sera directement proportionnelle à sa capacité à se détendre. « Contrôler signifie être détendu, clair sur ses projets à réaliser, les définir et les transformer en programmes d’actions », précise Alan Robinson. Cela revient aussi à prendre les bonnes décisions, hiérarchiser ce qui est urgent ou non. Cette nouvelle façon de voir les choses créera aussi de l’énergie, toujours selon Alan Robinson qui s’inspire de l’ouvrage S’organiser pour réussir, de David Allen (voir encadré 1).

Face aux jours peu efficaces, qu’Alan Robinson nomme les “grind time” où le surmenage, le manque d’organisation, la démotivation ou le sentiment d’isolement priment, des solutions existent : « Il faut savoir quand dire non, connaître ses barrières mentales inconscientes et, enfin, hiérarchiser les priorités », ajoute Alan Robinson (voir encadré 2).

Parmi les facteurs de succès essentiels, il rappelle la nécessité des deux heures de revue hebdomadaires. C’est à ce moment que les collaborateurs pourront faire le point. Parallèlement, le chef d’entreprise aura mis en place une organisation efficace de ses affaires, une révision de son système de façon hebdomadaire, par exemple, ainsi qu’une mise à jour de ses listes. Planifier le temps de décision (ou encore de la hiérarchisation, des questions importantes, etc.) se révèle également essentiel afin de ne pas surcharger ses journées de travail.

Enfin, le temps de vérifier la mise en œuvre de ses actions est nécessaire. Cette organisation du temps et de son énergie permettra d’apporter plus facilement de la cohérence et des perspectives à sa structure. Dans le guide pratique intitulé Mindfulness, de Mark Williams et de Danny Penman, l’attention (du cerveau) de qualité est mise en avant. L’idée est de moduler correctement celle-ci pour éviter les risques de surcharge au travail. La pratique de la méditation de l’attention est utilisée par certaines entreprises pour développer des ressources de stabilité face au stress ou à l’épuisement. Dans cette logique, Alan Robinson préconise donc de s’accorder dix secondes de pause entre deux tâches, soit cinq minutes de pause, trois à cinq fois par jour !

• 1 Alan Robinson, directeur associé de Vet Dynamics et fondateur de Platinum Practice Veterinary Business Programme, a présenté « Comment caler 30 heures dans une journée; la gestion du temps et de l’énergie », à l’occasion du salon FranceVet, les 20 et 21 juin derniers, à Paris. Voir aussi sur http://www.vetdynamics.co.uk/