Comment choisir et changer de date d’arrêté des comptes

La fin de l’année approche. Est-il opportun de clôturer les comptes annuels de l’entreprise aux bénéfices industriels et commerciaux (BIC) au 31 décembre ? Est-ce la date idéale ou le vétérinaire peut-il en choisir une autre ? Comment faire pour en changer ?

Ces questions se posent si le vétérinaire est au régime des BIC, car il y a plusieurs dates de clôture possibles. Ce choix n’intervient pas pour les professions libérales soumises au régime des bénéfices non commerciaux, la date de clôture de l’exercice étant alors impérativement fixée au 31 décembre. Pour le premier exercice social des BIC, le 31 décembre est le plus souvent la date la plus adaptée. Mais, par la suite, rien n’empêche le praticien qui exploite sa clinique vétérinaire via une société d’exercice libéral (SEL) ou sous une autre forme de société de droit commun (SARL, SA, SAS¹, etc.) de décaler la date de clôture de ses comptes.

De nombreux dirigeants clôturent leur exercice en fin d’année civile pour de mauvaises raisons : par facilité, parce que toutes les obligations annuelles liées à la sphère sociale (déclaration des salaires, déclaration Urssaf, etc.) s’effectuent au 31 décembre et que cela évite le calcul des prorata de taxes ; par conformisme ou simplement par automatisme, sans même réaliser que le choix de sa date de clôture représente un enjeu.

LES RÈGLES À RESPECTER

Le principe de base est celui de l’annualité de l’impôt. Le résultat fiscal est déterminé une fois par an au minimum, à la date choisie par le contribuable. Deux situations sont à distinguer selon le régime fiscal, à savoir l’impôt sur le revenu (IR) ou celui sur les sociétés (IS).

Dans le premier cas, le vétérinaire est taxé pour une année donnée sur le bénéfice arrêté au cours de celle-ci. Si le bilan est dressé au 30 juin de l’année N, le bénéfice portera sur la période du 1^er juillet N-1 au 30 juin N. Celui réalisé entre le 30 juin et le 31 décembre de l’année N ne sera donc imposé que l’année suivante. L’exercice a, en principe, une durée de 12 mois, mais il peut être plus court l’année de début d’activité et couvrir la période depuis le début d’activité jusqu’au 31 décembre. Il convient, en effet, d’arrêter un bilan au cours de l’année civile.

> Dans le second cas, le bénéfice de la société est calculé sur l’ensemble de l’exercice écoulé. L’IS est payé dans les trois mois suivant la date de clôture, sous déduction des acomptes versés. La durée des exercices est en principe de 12 mois, mais des exceptions existent. L’année de début d’activité, l’exercice peut être plus long et couvrir la période du début d’activité jusqu’au 31 décembre de l’année suivante. En cours de vie de la société, il peut être exceptionnellement plus court ou plus long, lors de changement de date de clôture.

À noter que la loi du 30 avril 1983 n’interdit pas de retenir un exercice inférieur ou supérieur à 12 mois. Toutefois, il est nécessaire d’établir un arrêté intercalaire dans la limite des 12 mois.

L’absence de date variable

Il est possible d’arrêter l’exercice n’importe quel jour de l’année. En revanche, la jurisprudence interdit de fixer la date de clôture à une date variable (le dernier samedi du mois de juin de chaque année, par exemple) dès lors qu’il en résulte systématiquement une périodicité inférieure ou supérieure à un an.

Il est préférable, notamment pour les petites et moyennes entreprises (PME), de fixer la clôture à la fin d’un trimestre civil, afin de simplifier les calculs liés à certaines obligations trimestrielles (charges sociales, par exemple). La durée de l’exercice comptable peut être différente de 12 mois pour le premier ou le dernier exercice social, ou encore lors de modification de la date de clôture pendant la vie sociale.

Attention, un changement itératif de date de clôture est susceptible de déclencher un contrôle fiscal. Il est donc déconseillé de modifier celle-ci régulièrement et de réduire la durée d’un exercice comptable de plus de trois mois pour ne pas voir ce changement requalifié en abus de droit par les services des impôts.

L’IMPORTANCE DU CHOIX DE LA DATE DE CLÔTURE

De nombreuses activités sont cycliques. Il est plus commode d’arrêter les comptes à la fin de la saison qu’au début. Un magasin de jouets dressera l’inventaire de son stock plus facilement après Noël qu’avant, par exemple. Pour une activité saisonnière, choisir une date de clôture correspondant à la fin de la saison permet de présenter des comptes avec un niveau de réserves très bas ou un bon solde de trésorerie.

Dans le cas d’une clinique vétérinaire, la situation géographique (zones de villégiature, par exemple) peut influer sur le choix. Le bilan est la photographie de la situation financière de l’entreprise à un instant donné. Il reflète le niveau des stocks et des encours clients, l’état d’endettement, etc. L’expert-comptable saura guider le vétérinaire dans son choix.

Par ailleurs, le banquier reçoit de nombreux bilans de ses clients en même temps, entre mai et juin. Il peut se révéler judicieux de sortir du flot pour bénéficier d’une meilleure écoute de sa part.

Un choix avisé peut faire réaliser des économies substantielles. Une date de clôture adaptée au cycle de vie de l’entreprise améliore la présentation des comptes. Il peut, par exemple, être utile de modifier la date de clôture de l’exercice pour éviter de constater une perte comptable, bénéficier (ou se préserver) d’un changement de fiscalité sur les dividendes (le 30 septembre est une date de clôture adaptée au calendrier fiscal, par rapport au projet de loi de finances en discussion pour l’année à venir), aligner toutes les dates de clôture des différentes sociétés d’un groupe, tenir compte d’un changement d’activité avec une forte saisonnalité.

LA MODIFICATION DE LA DATE DE CLÔTURE

Il est possible soit de rallonger l’exercice en cours, soit de le raccourcir afin de permettre l’ajustement sur la nouvelle périodicité. Si celui-ci est étendu, la décision doit intervenir avant la date normale de clôture. Pour l’abréger, le choix est effectif avant la nouvelle date de clôture retenue.

La clôture de l’exercice coïncide avec de nombreuses obligations comptables et fiscales : l’inventaire annuel, l’établissement des comptes sociaux dans les six mois suivant la clôture et des liasses fiscales avec la tenue de l’assemblée générale…

En outre, la décision de modification de la date de clôture est prise en assemblée générale extraordinaire (AGE). Les associés doivent respecter un certain formalisme : rédaction d’un procès-verbal d’assemblée générale pour décider du changement de la date de clôture des comptes, modification de l’article des statuts concernant la date d’arrêté des comptes, dépôt au greffe du tribunal de commerce du lieu du siège social et, s’il s’agit d’une SA ou d’une SARL, inscription modificative au registre du commerce et des sociétés dans le mois de l’AGE.

LE FRACTIONNEMENT D’EXERCICE

Le changement de la date de clôture des comptes, en fractionnant l’exercice normal de 12 mois, permet de diminuer le résultat et de réduire sensiblement les impôts et les cotisations sociales au cours de l’exercice où ce fractionnement a lieu. Cette solution est tout indiquée lors de difficultés financières ou d’importante imposition à l’IR.

Certains événements dans l’entreprise (travaux, changement de régime fiscal, difficultés financières, hausse fiscale, projet d’investissement, etc.) conduisent ses dirigeants à utiliser, sur les conseils de leur expert-comptable, toutes les marges de manœuvre offertes par la comptabilité pour diminuer leur résultat et réduire les impôts à un moment clé. Le changement de la date d’arrêté de l’exercice social fait partie de ces moyens.