Assistante de direction : un poste à valoriser par les chefs d’entreprise

Je suis assistante de direction à la clinique des Remparts, et j’ai 25 ans d’expérience professionnelle en assistanat dans divers secteurs d’activité », explique d’emblée Isabelle Doye, 46 ans, devant une salle comble, au congrès France Vet qui a eu lieu les 12 et 13 juin à Paris¹. Une fonction devenue apparemment très recherchée par les praticiens ayant besoin d’être épaulés dans leur quotidien, et pour assurer le développement d’une ou plusieurs structures.

Son poste a été créé en 2009, soit sept ans après l’ouverture de la clinique vétérinaire des Remparts, basée à Pontoise (Val-d’Oise). Depuis, trois autres structures ont vu le jour et d’autres projets sont à l’étude.

Un poste rentable à moyen terme

« Au début s’est posée la question de la rentabilité du poste d’assistante de direction. En effet, je devais comprendre le fonctionnement d’un cabinet vétérinaire. J’ai d’abord passé beaucoup de temps à observer puis à scinder et organiser le travail des équipes. Les auxiliaires spécialisés vétérinaires (ASV) sont devenues, par conséquent, plus disponibles et moins stressées », détaille Isabelle Doye. Cette professionnelle de l’assistanat juge sa fonction nécessaire dans une clinique : « Osez créer ce poste, vous les employeurs vétérinaires ! Oui, c’est un salaire en plus, accorde-t-elle, mais cette fonction a contribué à la création d’autres emplois et d’autres cliniques. »

Au sein de cette équipe, son rôle est multiple. Il consiste aussi bien à mettre en place et à optimiser l’organisation des vétérinaires et des ASV, à favoriser le développement des ventes, qu’à faciliter la gestion du temps et même à recruter. Elle est en quelque sorte le bras droit du chef d’entreprise vétérinaire. Pour cette assistante de direction, qui n’est ni praticienne ni ASV, il a fallu un temps d’adaptation et une longue phase d’observation pour mieux appréhender le fonctionnement d’une structure vétérinaire.

Une fonction polyvalente

L’apprentissage a porté aussi bien sur les aspects juridiques et comptables que médicaux : « J’ai dû travailler et me pencher sur la législation concernant les vétérinaires, sur la réglementation en radioprotection notamment, sur les contrats professionnels, le fonctionnement de la pharmacie vétérinaire et ses familles de produits, sur la gestion des stocks, etc. », détaille-t-elle. Isabelle Doye reçoit aujourd’hui les délégués des laboratoires, négocie et met en place les contrats, utilise le logiciel de la centrale d’achats et s’occupe des entretiens d’embauche pour étoffer les équipes. Non sans efforts. Il lui a fallu apprivoiser le monde de la comptabilité (clients, clinique, impayés, etc.) et celui de la fiscalité. Une compétence qui est aujourd’hui très précieuse pour la clinique. « À l’occasion d’un contrôle de l’Urssaf² et de la médecine du travail, je me suis montrée à l’écoute pour répondre aux questions. Tout s’est bien passé car j’étais disponible, contrairement à un vétérinaire qui est occupé par ses consultations », explique-t-elle simplement. Les missions de comptabilité et de marketing sont partagées entre l’employeur et l’assistante de direction. Et sur le plan relationnel, « elle nous aide à formuler nos attentes auprès du D^r Nicolas Richard et centralise les conflits. Cela représente un gain de temps et d’efficacité pour nous tous », explique Caroline Cloostermans, l’une des ASV travaillant dans les structures de Pontoise et de Franconville.

Un interlocuteur unique

« En fait, je leur offre du temps », résume Isabelle Doye. Elle voit son poste comme un atout majeur pour les praticiens et les ASV qui bénéficient d’un travail en équipe avec « une réelle complicité ». « Je suis leur interlocuteur unique ! », ajoute-t-elle.

En témoigne l’associé Nicolas Richard, pour qui ce poste est devenu indispensable. Sans sa création, il n’aurait pas pu développer ses quatre structures actuelles ni réfléchir à de nouveaux projets, ni même gérer des situations extra-ordinaires. « Isabelle jongle en permanence avec le planning et nous nous partageons les tâches. Par exemple, j’ai eu à gérer un contrôle des fraudes et Isabelle s’est occupée des autres contrôles administratifs auxquels nous avons dû faire face. »

Enfin, en matière de recrutement, le praticien lui fait aujourd’hui totalement confiance : « Elle a recruté des personnes que je n’ai même pas vues, dont des vétérinaires ». D’autres professionnels, parmi lesquels une consœur ex-salariée de la clinique, témoignent de l’intérêt de la fonction (encadré).

Une fonction à part entière

Aujourd’hui, l’équipe dirigeante réfléchit à l’avenir de ce poste. Faut-il recruter une nouvelle assistante de direction pour aider Isabelle Doye qui exerce à trois-quarts temps ? Comment faire pour optimiser le développement des structures existantes et à venir ? Pour l’heure, rien n’est décidé. Et les avis sont partagés. Pour sa part, Isabelle Doye pense que ce travail peut représenter une opportunité et un nouveau plan de carrière pour une ASV. Toutefois, selon Nicolas Richard, les postes d’assistante de direction et d’ASV sont différents : « Une ASV ne peut pas tout faire en même temps : s’occuper des soins des animaux, se pencher également sur la TVA et sur des notions de comptabilité ». Une évolution de poste qui demande donc mûre réflexion.

• ¹ Doye I. « Retour d’expérience : assistante de direction en clinique vétérinaire, un poste clé vers la réussite ». France Vet 2015.

• ² Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales.