Comment préparer un contrôle Urssaf

Un peu plus de 11 % des entreprises françaises ont été contrôlées par l’Urssaf¹ en 2014. Si cette procédure ne doit pas être redoutée, puisque la moitié de ces contrôles n’ont donné lieu à aucun redressement, elle doit toutefois être bien anticipée et bien préparée.

S’il est difficile d’échapper à un contrôle Urssaf, contrairement à ce que beaucoup pensent, il est en revanche relativement simple de passer outre le redressement. « Le contrôle Urssaf est la contrepartie normale d’un système déclaratif », explique Grégory Chauve, expert-comptable au sein du cabinet ACGC. De fait, ceux qui observent scrupuleusement les règles n’ont rien à craindre. Et ceux qui, de bonne foi, se perdent dans la jungle de la réglementation ont toujours les moyens de s’expliquer. « En 2014, plus de 1,45 milliard d’euros ont été régularisés, à charge mais aussi à décharge. Le montant des redressements s’établit à 1,3 milliard d’euros, alors que 145 millions d’euros ont été restitués au profit des cotisants », observe Jean-Marie Guerra, directeur de la réglementation, du recouvrement et du service à l’Acoss (Agence centrale des organismes de Sécurité sociale). Il n’en reste pas moins qu’un contrôle est toujours une étape délicate à franchir et qu’il vaut mieux savoir à quoi s’attendre.

Quelle société est contrôlée

Toutes les entreprises sont susceptibles de faire l’objet d’un contrôle. Certains “profils” sont plus risqués. « L’Urssaf est notamment attentive aux entreprises qui ont fait, en fin d’année, une régulation disproportionnée ou celles qui ont eu une déclaration à néant. En règle générale, les variations anormales des bases déclarées alertent les services de contrôle », explique Grégory Chauve. Les entreprises qui bénéficient d’un régime d’exonération important (ZFU, ZRU, Aubry, etc.) sont également les cibles favorites des contrôleurs. Enfin, il faut savoir que bien souvent, un contrôle est déclenché à la suite d’une dénonciation.

Comment s’organise la procédure

« Toute entreprise qui fait l’objet d’un contrôle de l’Urssaf doit être informée de cette procédure par une lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) devant comporter obligatoirement la date de vérification, la liste des documents que l’inspecteur souhaite contrôler et la période sur laquelle porte le contrôle », fait savoir l’expert-comptable. L’entreprise contrôlée peut toutefois demander une autre date pour que le contrôle puisse se dérouler dans de meilleures conditions. Lors de sa première visite, le contrôleur doit remettre au contribuable la charte du cotisant contrôlé. Le contrôle se déroule dans les locaux de l’entreprise ou dans les locaux de l’Urssaf pour les entreprises de moins de dix salariés. En général, un contrôle Urssaf porte sur trois ans, mais certains peuvent concerner une seule année. En tout état de cause, la période sur laquelle porte un contrôle ne peut excéder trois ans. Le temps que peut passer le contrôleur à vérifier les éléments déclarés par l’entreprise est lui aussi limité. « Depuis le 1^er janvier 2015, la durée d’un contrôle Urssaf dans une entreprise de moins de dix salariés ou chez un travailleur indépendant ne peut pas durer plus de trois mois. Dans tous les cas, un contrôle dure au maximum six mois, sauf s’il est fait état d’une situation de travail dissimulé, d’un obstacle à contrôle, d’un abus de droit, d’une comptabilité insuffisante ou de documents inexploitables », précise Grégory Chauve.

Quels documents seront consultés

Une fois le cadre du contrôle fixé, il faudra encore réunir les documents exigés par le contrôleur. « Il n’existe pas de liste exhaustive des pièces à fournir, mais les contrôleurs exigent, a minima, le registre des entrées-sorties du personnel, les bulletins de paie, les contrats de travail, les justificatifs de remboursement de frais et les évaluations des avantages en nature », égraine l’expert-comptable. Souvent, les déclarations préalables à l’embauche (DPAE), la déclaration automatisée des données sociales (DADS), mais aussi les livres de paie, le tableau des cotisations, les bilans de l’entreprise, les liasses fiscales, les avis d’imposition, les notes de restaurant et les cartes grises des véhicules figurent parmi les documents que souhaite consulter l’Urssaf. Par ailleurs, même si la période sur laquelle porte le contrôle ne peut excéder trois ans, des documents datant de plus de trois ans peuvent être demandés. « En revanche, il est tout à fait possible de refuser de produire certains documents, tels que les agendas personnels », précise l’expert-comptable.

Les éléments passés au crible

Parmi la myriade d’éléments contrôlés, certains ont toutefois les faveurs des contrôleurs. « Les calculs et les justificatifs des avantages en nature liés au logement, aux voitures de fonction ou aux cadeaux et avantages divers, comme les remboursements de frais et les sommes versées aux éventuels stagiaires, font l’objet de vérifications scrupuleuses », alerte Grégory Chauve. Les indemnités kilométriques qui doivent faire l’objet de la tenue d’un livre de bord, tout comme les éventuels abattements et les exonérations de charges, ainsi que les contrats de prévoyance et/ou de retraite sont également passés au crible. De plus en plus, les agents de l’Urssaf sont particulièrement attentifs au travail dissimulé qui constitue une des priorités des Urssaf. Autant dire que tous les éléments qui peuvent permettre de débusquer ce type de fraude font l’objet d’analyses poussées.

Quelles conséquences prévoir

Quelle que soit l’issue d’un contrôle Urssaf, le contrôleur est tenu d’envoyer un courrier au dirigeant avec ses conclusions, même s’il n’a rien constaté. « La lettre d’observations doit comporter des mentions telles que l’objet du contrôle, la nature des documents consultés, la période étudiée, la date de fin du contrôle, l’existence d’un délai de 30 jours pour répondre et, si redressement, la nature, le mode de calcul et le montant de ce redressement », précise Grégory Chauve. Cette lettre d’observations doit être envoyée avec AR pour garantir le caractère contradictoire du contrôle. En l’absence de LRAR, le contrôle est réputé nul. Une fois ce courrier en main, le contrôlé dispose de 30 jours pour répondre, ou pas. Il peut ainsi contester un redressement. Vient ensuite un ultime courrier dans lequel le redressement peut être abandonné ou minoré, mais aussi maintenu. L’entreprise dispose alors de 30 jours pour régler sa dette, car passé ce délai, elle s’expose à des pénalités. « À ce stade, il est encore possible de saisir la commission de recours amiable (CRA) de l’Urssaf. Avec des arguments solides, dans la majorité des cas, la commission abonde dans votre sens et met fin à la procédure. Dans le cas contraire, vous pouvez saisir le tribunal des affaires de Sécurité sociale (TASS). C’est une procédure gratuite sans obligation de recours à un avocat », note l’expert-comptable. Dans bien des cas, le contrôle Urssaf est une simple formalité, qui se solde par des redressements nuls ou minimes, si la comptabilité de l’entreprise est scrupuleusement réalisée.

• 1 Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales.