Comment récompenser ses collaborateurs

Pour récompenser vos équipes ou pour garder les talents de la clinique, faut-il opter pour un système de primes (primes annuelle, d’intéressement, de fin d’année, de bilan, bonus exceptionnel, etc.) ou offrir d’autres dispositifs (chèques-cadeaux, par exemple), dont certains sont exonérés de cotisations. Une telle stratégie peut être une bonne façon d’actionner les leviers de motivation collective. Mais quels seront les effets sur les collaborateurs ? Seront-ils toujours positifs ? Tout dépendra de votre culture d’entreprise, de la politique adoptée et du budget alloué à ces diverses récompenses.

Il convient d’étudier en amont la possibilité de mettre en place une politique de primes, d’en discuter avec son expert-comptable, avec ses associés, puis de choisir le système et les montants les mieux adaptés à l’entreprise. Une fois le choix effectué, il importe de tenir les collaborateurs informés du dispositif retenu et du processus de mise en place. Diverses formes de primes peuvent être envisagées comme récompenses financières.

La prime exceptionnelle

Elle est simple à gérer parce qu’elle est ponctuelle. La prime exceptionnelle permet de mieux maîtriser le coût pour la structure vétérinaire et son impact est immédiatement visible pour les collaborateurs. Elle les récompense pour un travail particulièrement réussi pendant l’année, en dehors des objectifs fixés. Cette prime est donc à distinguer de celle de résultat ou de celle sur objectifs. La prime exceptionnelle de fin d’année est soumise à cotisations sociales et elle est prise en compte dans le revenu net imposable du salarié. Il convient de la manier avec prudence, de manière non systématique. Quel en serait le risque ? Si elle est attribuée de manière récurrente, chaque année, elle aura un caractère d’usage et sera considérée comme un avantage définitivement acquis pour le collaborateur, donc à verser tous les ans. Sauf à dénoncer cet usage en respectant un certain formalisme, en particulier un délai de prévenance suffisant estimé à environ trois mois et une information par écrit adressée à chaque salarié.

Autre point de vigilance : l’attribution de primes doit être équitable entre salariés d’une même catégorie professionnelle, ou à tout le moins non discriminatoire, quant aux modalités de calcul utilisées.

Les primes sur objectifs

Les objectifs sont fixés, en général, lors de l’entretien annuel du salarié. Ils doivent être précis, réalistes et réalisables, compte tenu à la fois de la situation économique de votre clinique ou cabinet et des compétences des salariés concernés. Ils reposent sur des éléments facilement vérifiables et non manipulables pour ne pas donner lieu à contentieux. À noter qu’un objectif purement quantitatif peut s’avérer démotivant et dangereux, il est donc conseillé de fixer également des objectifs qualitatifs, axés sur le “sens” (qualité de l’accueil des clients, attitude générale, etc.). Les primes peuvent être mensuelles, trimestrielles ou annuelles. Elles sont, en principe, redéfinies chaque année.

Les chèques-cadeaux ou bons d’achat

Que l’entreprise soit ou non dotée d’un comité d’entreprise (CE), les chèques-cadeaux attribués à un salarié au cours d’une année peuvent être exclus de l’assiette des cotisations de la Sécurité sociale, si le montant total cumulé des cadeaux (bons d’achat, chèques-cadeaux, etc.) attribués par année et par bénéficiaire est inférieur ou égal à 161 € en 2016 (contre 159 € en 2015). Et ce, quelle que soit la nature de l’événement : Noël, fête des Mères ou des Pères, rentrée scolaire, naissance, mariage, départ en retraite, etc.

Ce seuil de 161 € s’entend par année civile et par événement, exclusivement dans le cadre de ceux fixés par l’Agence centrale des organismes de Sécurité sociale (Acoss). Le cumul des événements est possible en 2016, si le bénéficiaire est concerné par chacun d’entre eux. Ces dispositifs doivent bénéficier à l’ensemble de l’équipe quand ils sont distribués dans le cadre d’un événement particulier (par exemple Noël). Ils ne sont pas comptabilisés dans les revenus de vos collaborateurs. Aussi, les conditions d’exonération sont-elles plus souples pour les chèques-cadeaux à but culturel.

Les cadeaux sont déductibles du résultat fiscal de l’entreprise, mais la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ne sera récupérable que s’ils n’excèdent pas 65 € TTC par an et par bénéficiaire.

Les chèques vacances

Ce titre sert à financer des vacances, ainsi que des activités culturelles et de loisirs. Tous les salariés du privé peuvent obtenir des chèques vacances, à condition que leur employeur soit un client de l’Agence national des chèques vacances (ANCV). Il est indispensable aussi de remplir les critères sociaux définis par leur prescripteur (employeur ou CE). Comme pour les bons d’achat, l’ensemble des salariés doit en bénéficier.

La prime d’intéressement

La mise en place du dispositif d’intéressement est une alternative pouvant avoir un effet bénéfique sur l’attraction de collaborateurs, la motivation et la fidélisation de ceux en place. Il est facultatif et passe par la négociation, la conclusion et le dépôt d’un accord d’intéressement. La prime n’est donc pas immédiatement palpable pour les salariés qui sont tous concernés.

La participation garantit la redistribution d’une partie des bénéfices de l’entreprise. Le montant de la prime due aux salariés varie en fonction des critères fixés par l’accord, elle est obligatoire pour les structures employant 50 salariés pendant un an. Pour les droits issus de la participation dégagée au titre de la clôture de l’exercice, les bénéficiaires peuvent demander le versement immédiat de ces droits et/ou les affecter sur les supports d’un plan d’épargne salariale (PEE, PEI, Perco¹). Le salarié a la possibilité de se rétracter jusqu’au 31 décembre 2017. Pour un exercice clos au 31 décembre 2015, la somme doit être versée ou placée, au plus tard, le 31 mai 2016.

La prime de bilan

La prime de bilan permet également de percevoir un complément de rémunération déterminé en fonction du résultat de l’entreprise. Mais ce dernier n’est pas forcément connu en fin d’année, au dernier jour de l’exercice pris en considération pour son calcul. Il sera nécessaire d’attendre le bilan. Le montant précis de la prime sera donc déterminé à partir du résultat définitif, quelques semaines après la date de clôture de l’exercice. La somme ne pourra donc être inscrite en comptabilité que bien après la date effective de clôture, quand bien même elle serait inscrite dans les comptes de la société au titre de l’exercice auquel elle se rapporte.

Par exemple, la prime de bilan de l’exercice clos le 31 décembre 2015 pourra être inscrite en comptabilité dans les comptes de l’exercice 2015, même si elle est versée en 2016, une fois l’arrêté des comptes réalisé.

Concernant son traitement comptable et fiscal, cette prime sera déductible au titre de l’exercice 2015, si son montant exact est connu lors de la clôture des comptes. La prime est alors comptabilisée en “charge à payer”. Dans le cas contraire, il est possible de constituer une provision qui sera déductible des résultats de l’exercice clos en 2015, à condition de s’engager à la verser aux salariés. Cet engagement doit être pris avant la clôture de l’exercice de déduction de la provision.

• 1 Plan d’épargne entreprise, plan d’épargne interentreprises, plan d’épargne pour la retraite collectif.