Frais de transport : quelles obligations pour l’employeur

La prise en charge par l’employeur des frais engagés par ses salariés pour leurs trajets entre leur domicile et leur lieu de travail peut aujourd’hui prendre plusieurs formes. Pour autant, seuls certains temps de déplacement sont remboursés : le temps du trajet habituel entre le domicile et le lieu de travail n’est pas du temps de travail effectif, l’employeur n’a donc pas lieu de l’indemniser. Mais la part du temps de déplacement professionnel qui coïncide avec l’horaire de travail ne doit pas entraîner de perte de salaire. Pour un trajet professionnel inhabituel, si la durée du trajet dépasse le temps normal prévu entre son domicile et son lieu habituel de travail, le salarié bénéficie d’une contrepartie, soit sous forme de repos, soit financière.

Le déplacement en transport en commun

Toutes les entreprises, quel que soit leur effectif, doivent prendre en charge, à hauteur de 50 %, les abonnements aux transports en commun et aux services publics de location de vélo souscrits par leurs salariés pour parcourir les trajets entre leur résidence et leur lieu de travail.

Le remboursement s’effectue sur présentation de justificatifs (titres de transport nominatifs ou attestation sur l’honneur), sur la base des tarifs de seconde classe et du trajet le plus court en temps. Cette participation est exonérée de cotisations et de contributions sociales. Lorsque le salarié travaille dans plusieurs sites de l’entreprise, la prise en charge vise le ou les titres de transport nécessaires pour effectuer les trajets entre le domicile et ces lieux de travail, ainsi que les trajets entre ces lieux de travail. En tant que salariés, les stagiaires, les apprentis et les travailleurs intérimaires bénéficient également de cet avantage.

Pour les salariés à temps partiel dont le temps de travail est égal ou supérieur à 50 % de la durée légale du travail (ou conventionnelle inférieure), la prise en charge est de 50 % de leur titre. Pour les autres employés à temps partiel, il faut proratiser la prise en charge comme suit : nombre d’heures travaillées/50 % de la durée du travail à temps complet. Quelle que soit sa nature, la prise en charge par l’employeur des frais de transport entre le domicile et le lieu de travail des salariés doit figurer sur leur feuille de paie.

Le déplacement à vélo

La loi relative à la transition énergétique pour la croissance verte a mis en place des mesures d’incitation pour développer les trajets à vélo des salariés. Une indemnité kilométrique pour les salariés qui pédalent entre leur domicile et leur lieu de travail est mise en place à la charge (facultative) de l’employeur depuis le 1^er juillet 2015. Son montant est de 25 centimes d’euro par kilomètre. Les sommes versées au titre de cette indemnité kilométrique vélo sont exonérées de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu. L’exonération est plafonnée à 200 € par salarié et par an, sachant que cette limite de 200 € vaut globalement pour les frais “de vélo” et pour les frais de carburant ou d’alimentation de véhicules électriques ou hybrides rechargeables, si l’employeur organise également cette prise en charge. L’indemnité kilométrique vélo pour le trajet de rabattement vers une gare ou une station se cumule avec le remboursement de 50 % de l’abonnement de transport si le salarié emprunte les deux moyens de transport pour atteindre son lieu de travail.

Cette loi prévoyait aussi une réduction d’impôt pour les entreprises qui mettaient à la disposition de leurs salariés des vélos pour leurs déplacements de leur domicile à leur lieu de travail, à compter du 1^er janvier 2016, dans la limite de 25 % du prix d’achat de la flotte de vélos. Finalement, la loi de finances pour 2016 a supprimé cet avantage fiscal pour l’employeur.

La prise en charge des frais de carburant

Si ses salariés utilisent leur véhicule personnel pour se rendre au travail, l’employeur peut prendre en charge la totalité ou une partie de leurs frais de carburant (ou d’alimentation électrique ou hybride), à condition que la résidence habituelle ou le lieu de travail des salariés soit situé en dehors de la région Ile-de-France et d’un périmètre de transports urbains et que l’utilisation d’un véhicule personnel soit indispensable en raison de leurs horaires de travail.

Cette “prime transport” est exonérée de toute cotisation, dans la limite de 200 € par salarié et par an. L’employeur doit pouvoir prouver la réalité des frais en produisant des justificatifs de la situation du salarié (moyen de transport utilisé et puissance fiscale, distance entre le domicile et le lieu de travail, nombre de trajets mensuels). Mais il peut également opter pour une prise en chargeallant au-delà de la seule prime de transport et appliquer le régime des indemnités pour frais professionnels : le cumul de la prime de transport avec le remboursement d’indemnités kilométriques pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail est possible.

La mise à disposition

d’un véhicule de fonction

La mise à disposition, pour le salarié, d’un véhicule pour un usage privé est un avantage en nature : il doit être comptabilisé par l’entreprise et intégré par l’intéressé dans sa déclaration annuelle des revenus. Cet avantage en nature constituant un élément de rémunération du salarié, il sera soumis aux cotisations sociales. Pour optimiser le coût pour l’entreprise, la technique consiste à demander au salarié une participation d’un montant égal à l’avantage en nature qu’il aurait en principe à déclarer. Les sommes prélevées sur la fiche de paie du salarié vont venir réduire le coût d’usage du véhicule de fonction. Et comme il n’y a plus d’avantage en nature constaté, l’entreprise échappe également aux cotisations sociales sur ce montant. De son côté, le salarié n’a plus à déclarer d’avantage en nature, ce qui réduit le montant de son revenu imposable.

L’augmentation de salaire

Si le véhicule de fonction attribué est un véhicule de tourisme (VP), le coût fiscal apparaît très élevé. La clinique doit supporter le coût de l’achat ou de la location, les frais d’entretien, la taxe sur les véhicules des sociétés, les conséquences financières d’amortissements partiellement déductibles, les charges sociales sur l’avantage en nature, etc. Le choix opéré par la structure va dépendre de nombreuses variables. Pour les salariés se déplaçant beaucoup, le choix portera généralement sur le véhicule de fonction, alors que pour ceux peu amenés à se déplacer, l’augmentation de salaire, plus souple, paraît plus adaptée.
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