Contrôle Urssaf : la nouvelle procédure

Un décret du 8 juillet 2016 renforce les droits et garanties des cotisants en révisant chaque étape de la procédure de contrôle et de recouvrement des cotisations sociales. Il vise ainsi à instaurer un nouveau modede relations entre les entreprises et l’Union de recouvrement des cotisations de la Sécurité sociale et d’allocations familiales (Urssaf). Voici les six points majeurs de la réforme.

Régularisation des cotisations : uniquement progressive en 2017

Lorsque l’Urssaf procède à une régularisation des cotisations sociales, le dirigeant a actuellement le choix entre un versement régularisateur d’une paie à l’autre ou en janvier de chaque année. À compter du 1^er janvier 2017, l’employeur doit corriger, lors de l’échéance déclarative la plus proche, les erreurs constatées dans ses déclarations de cotisations et contributions sociales des mois précédents et régler, à la même échéance, le complément de cotisations et de contributions. Les sommes versées indûment sont déduites du montant à échoir, sauf demande de remboursement. La régularisation annuelle des cotisations plafonnées ne sera donc plus admise.

Déroulement du contrôle Urssaf : des points nouveaux

Plusieurs changements sont prévus concernant le déroulement de la procédure de contrôle Urssaf. Tout d’abord, un délai de prévenance au minimum de 15 jours est prévu entre l’avis de contrôle et la première visite. Jusqu’à présent, le respect d’un tel délai était préconisé par une circulaire Acoss¹. L’Urssaf demeure dispensée de cet envoi lorsque le contrôle est effectué pour rechercher des infractions aux interdictions de travail dissimulé.

Aussi, la charte du cotisant contrôlé devient opposable à l’Urssaf. Son existence doit obligatoirement être mentionnée sur l’avis de passage. Cette charte a pour objet d’informer le dirigeant sur la procédure de contrôle et sur les droits dont il dispose pendant son déroulement.

À partir du 1^er janvier 2017, la possibilité de procéder à un contrôle sur pièces s’appliquera aux employeurs et aux travailleurs indépendants occupant moins de 11 salariés. Actuellement, elle ne concerne que les employeurs occupant 9 salariés au plus. Mais si un contrôle sur place est décidé pour mener d’autres investigations, il n’y aura pas de nouvel avis de contrôle.

À l’issue du contrôle, l’Urssaf doit, sous peine de nullité de celui-ci, communiquer une lettre d’observations à la personne qui y a été exposée. Ce courrier mentionne l’objet et la date de fin du contrôle, les documents consultés, la période vérifiée et, s’il y a lieu, les observations faites.

Désormais, les observations émises au cours du contrôle doivent être motivées par le chef de redressement. À ce titre, elles comprennent les considérations de droit et de fait qui constituent leur fondement et, le cas échéant, l’indication du montant des assiettes correspondant, ainsi que, pour les cotisations et contributions sociales, le mode de calcul et le montant des redressements et des éventuelles majorations et pénalités.

Le délai de 30 jours pour répondre aux observations adressées est inchangé. Lorsque le cotisant se manifeste avant la fin de celui-ci, l’agent chargé du contrôle est tenu de répondre à chaque observation et de détailler les montants qui, selon la situation, ne sont pas retenus et les redressements qui demeurent envisagés.

À l’issue du délai de 30 jours ou de leurs échanges, le contrôleur doit toujours transmettre à l’organisme de recouvrement le procès-verbal de contrôle faisant état de ses observations, accompagné, s’il y a lieu, de la réponse de l’intéressé et de son propre courrier en retour, afin d’engager la mise en recouvrement des cotisations, des majorations et pénalités faisant l’objet du redressement.

Des moyens de défense renforcés

À ce stade, il est bien sûr possible de se défendre et de se faire assister d’un conseil de son choix. Toute demande est recevable, d’autant que la personne contrôlée peut se prévaloir de l’application d’une circulaire ou d’une instruction, tant que les sommes mises en recouvrement au titre d’une situation couverte par celle-ci n’ont pas un caractère définitif.

L’organisme de recouvrement doit, le cas échéant, informer la personne contrôlée dans un délai de deux mois après la réception de sa demande, par motif de redressement, des montants annulés et de ceux dont elle reste redevable. Ces dispositions s’appliquent aux contrôles en cours à compter du 11 juillet 2016.

Un contenu de la mise en demeure plus précis

À la suite d’un contrôle, l’Urssaf peut adresser une mise en demeure, invitant le cotisant à régulariser sa situation dans le mois. Celle-ci doit préciser la cause, la nature et le montant des sommes réclamées, ainsi que la période à laquelle elles se rapportent. Dès le 1^er janvier prochain, elle devra aussi mentionner – et c’est un complément introduit par le décret – au titre des différentes périodes annuelles contrôlées :

- les montants notifiés par la lettre d’observations, corrigés, selon le cas, à la suite des échanges effectués avec l’agent chargé du contrôle. En particulier, les montants indiqués devront tenir compte des sommes déjà réglées ;

- la référence et les dates de la lettre d’observations et, le cas échéant, du dernier courrier établi par cet agent lors des échanges faisant suite à cette lettre ;

- les éventuelles majorations et pénalités s’appliquant aux sommes réclamées.

Contestation devant la commission de recours amiable : délai rallongé d’un mois

La mise en demeure de l’Urssaf peut être contestée devant la commission de recours amiable (CRA) puis, si nécessaire, devant le tribunal des affaires de Sécurité sociale (Tass).

Le délai de saisine de la CRA est porté à deux mois (en janvier 2017) pour toute réclamation à compter de la notification de la mise en demeure, contre un mois auparavant.

La décision de la CRA doit comporter certaines mentions nouvelles (les montants qui, le cas échéant, sont annulés et ceux dont le cotisant reste redevable, les délais et voies de recours).

Majorations et pénalités de retard : des assouplissements

En cas de paiement tardif des cotisations et des contributions à l’Urssaf, l’employeur est redevable d’une majoration de 5 % à laquelle s’ajoute une majoration complémentaire de 0,4 % par mois ou fraction de mois écoulé à partir de la date d’exigibilité des cotisations.

Il est également redevable de pénalités en cas de production tardive de ses déclarations sociales nominatives (DSN) auprès de l’Urssaf ou d’inexactitudes, voire d’omissions dans celles-ci.

Dès le 1^er janvier 2017, un droit à l’erreur sur les déclarations sociales est institué. En effet, sauf en cas d’omission de salariés dans la déclaration ou d’inexactitudes répétées du montant des rémunérations déclarées, ces majorations et pénalités de retard ne seront pas appliquées si les erreurs sur la DSN sont rectifiées sur la déclaration suivante et n’excèdent pas 5 % des cotisations dues.

Elles peuvent, sous certaines conditions ou sur demande gracieuse, faire l’objet d’une remise automatique. De plus, l’employeur qui sollicite une remise de majoration ou de pénalité de retard n’a plus à établir sa bonne foi.
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¹ Agence centrale des organismes de Sécurité sociale.