Délais de paiement : quelles sont les règles à suivre ?

Ces dernières années, les délais de paiement ont diminué. Oui, mais toutes les entreprises n’évoluent pas de la même manière sur ce point. Selon une enquête publiée début 2017 par Altares, les retards de paiement ont reculé à 11,3 jours en France au quatrième trimestre 2016 (versus 12,9 jours en moyenne en Europe). Un niveau inédit. « Jamais les retards de paiement n’ont été aussi faibles en France », constate Thierry Millon, directeur des études chez Altares. Pour autant, si l’on regarde les résultats de près, les très petites entreprises (TPE) et les indépendants sont toujours ceux qui voient leurs factures réglées avec le plus de retard, mais aussi ceux qui mettent le plus de temps à honorer leurs dettes. Ainsi, les TPE de moins de trois salariés ont en moyenne 11,6 jours de retard dans le règlement de leurs factures, contre 14,4 pour celles de plus de 250 salariés. Au-delà des constats, encaisser son argent avec du retard revient à voir sa trésorerie se détériorer. Et à l’inverse, régler ses dettes en retard revient aussi à prendre le risque de se faire sanctionner. Mais beaucoup de chefs d’entreprise ignorent les règles applicables en matière de facturation et d’encaissement, d’autant qu’elles ont récemment changé à plusieurs reprises.

Rédiger une facture et des délais précis

« Le délai légal pour régler une facture est de 60 jours maximum, mais chaque émetteur d’une facture est libre de fixer celui qui lui convient sans dépasser ces 60 jours », résume Jérémy Renchy, expert-comptable au sein du cabinet Carré RG. Autrement dit, les plus généreux pourront laisser 60 jours de délai à leurs clients/débiteurs et les plus impatients demander un règlement sur le champ ! « Chez les vétérinaires, spécialement les canins, l’usage est de facturer et d’encaisser le règlement, à tout le moins de récupérer un ou plusieurs titres de paiement, lorsque les soins sont terminés et que le propriétaire reprend son animal », commente l’expert-comptable. De fait, la profession donne rarement des délais de paiement, sauf les vétérinaires ruraux et équins qui, en général, ne facturent pas au fil des actes, mais s’accordent avec leurs clients pour émettre des factures à échéances régulières, chaque mois ou chaque trimestre, par exemple. Quel que soit le timing de facturation, pour obtenir le paiement, la facture doit donc être la plus précise possible sur le temps accordé. Elle doit comporter la mention « Paiement comptant » si elle est remise en main propre au client ou « Règlement à réception » si elle lui est adressée par courrier. Cela suppose donc que la date d’émission figure aussi clairement sur la facture. Lorsqu’un délai est accordé, celui-ci est également mentionné et ne peut pas excéder 60 jours (« 30 jours fin de mois ou 60 jours à compter de la date d’émission de la facture » , par exemple).

Prévoir un taux d’intérêt en cas de retard de paiement

Pour espérer obtenir un règlement, il est bien évidemment nécessaire que le client/débiteur soit solvable, mais aussi que les factures soient rédigées selon les règles du Code du commerce. La date, le montant, la dénomination des actes ou des produits sont indispensables. Il en va de même pour le délai de paiement. La date du règlement doit être formulée en indiquant le quantième du mois, le mois et l’année auxquels il doit être réalisé (par exemple, « Le 30 avril 2017 »). En effet, les formules souvent utilisées comme « 30 jours fin de mois » manquent de précision. Mais cela ne suffit pas. « Lorsqu’une facture est destinée à un particulier, elle doit comporter la mention du taux d’intérêt applicable en cas de retard de paiement. Ce taux est laissé à l’appréciation de l’émetteur de la facture, mais ne peut être inférieur à trois fois celui d’intérêt légal. Le plus judicieux est d’indiquer un taux fixe, en général 12 %. Si la facture est destinée à un professionnel, elle doit préciser que des frais de recouvrement de 40 € sont applicables en cas de retard de paiement et le taux d’intérêt qui sera mis en œuvre si le délai de règlement est dépassé », souligne l’expert-comptable. Autant de mentions indispensables. « S’il manque ces mentions légales, en cas de contrôle fiscal, l’administration est en droit de vous infliger une amende de 15 € par mention manquante… multipliée par le nombre de factures incorrectes », ajoute Jérémy Renchy. Lorsque l’on connaît le nombre de factures émises chaque mois dans une clinique vétérinaire, la sanction peut être lourde…

Récupérer les titres de paiement

Toutefois, pour les vétérinaires adeptes du paiement immédiat, les événements se déroulent de moins en moins souvent comme prévu. Certes, les factures sont bien rédigées de façon à ce que le paiement soit exigible de suite, mais l’argent rentre parfois avec un décalage. « À défaut de pouvoir obtenir le règlement immédiat d’une facture, il faut récupérer un moyen de paiement, c’est-à-dire exiger que le client vous remette plusieurs chèques avec des dates d’encaissement différé ou proposer un paiement par carte bleue avec un débit différé. De plus en plus de praticiens proposent des paiements en trois fois sans frais par carte bancaire en s’adossant à des établissements de crédit », précise Jérémy Renchy. De quoi sécuriser les rentrées d’argent. « Cette méthode comporte toutefois un inconvénient pour les professions libérales, car elles sont imposées sur les moyens de paiement en leur possession et non sur l’argent encaissé », alerte l’expert-comptable.

La procédure de recouvrement parfois pesante

Cette donnée est donc à prendre en compte dans le calcul de la trésorerie. Elle est néanmoins préférable au long et coûteux cheminement du recouvrement. « Une procédure de recouvrement débute par des relances amiables qui mobilisent beaucoup d’énergie et elle peut se terminer devant le tribunal. Au final, elle prend plusieurs mois et se révèle coûteuse. Il faut donc tout mettre en œuvre en amont pour l’éviter. Cela passe par la rédaction d’un devis comportant les exigences de paiement, c’est-à-dire les délais et les moyens, qui doit être signé par le client, puis par l’édition d’une facture comportant bien l’ensemble des mentions obligatoires, et enfin par le paiement intégral, car même si celui-ci est échelonné il faut récupérer chaque moyen de paiement », suggère l’expert-comptable. Chacune de ces étapes doit être conduite avec soin, car au final toute facture impayée fait peser le risque de ne pas avoir suffisamment de trésorerie pour honorer ses propres dettes et d’entrer alors dans une spirale infernale qui peut rapidement se transformer en grandes difficultés et conduire à la cessation de paiement.
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