Dématérialisation et zéro papier, pour quelle productivité ?

Apparu dans les années 2000, avec l’avènement du développement durable, le zéro papier prend lentement, mais sûrement, de l’ampleur. Comme souvent, les grands groupes ont été précurseurs, mais toutes les structures, petites et grandes, leur emboîtent désormais le pas. L’enjeu est de taille puisque selon une étude du Gartner Group, une entreprise consacre en moyenne 2 % de son chiffre d’affaires à la gestion du papier nécessaire à son activité. Face à ce constat, la dématérialisation, étape indispensable à la réduction du papier, gagne du terrain, mais parfois un peu trop et, surtout, un peu trop vite, sous la pression de propositions commerciales a priori alléchantes. Or, tendre vers le zéro papier implique de ne pas se précipiter et, au contraire, d’implémenter pas à pas des solutions de dématérialisation. « Aujourd’hui, il existe une telle offre de solutions de dématérialisation que les freins ne sont pas liés à la taille de la structure. La gestion électronique des documents est accessible à n’importe quelle entreprise, quels que soient sa taille et son secteur d’activité. Le zéro papier n’est donc pas une utopie, mais ce n’est pas forcément la meilleure chose à faire dans toutes les organisations, car il doit s’accompagner d’une recherche de productivité et il arrive que cette solution ne soit pas la plus productive », constate ainsi Rémy Cognet, directeur du groupe Élan, spécialiste de la gestion documentaire.

Quantifier et qualifier sa production de papier

Avant de mettre fin au contrat qui lie la clinique et le fournisseur de papier et d’encre, il convient d’analyser son utilisation de consommables, en particulier de papier et d’encre. « L’objectif est d’analyser les coûts directs et indirects liés à la gestion des documents produits par l’entreprise. Les coûts directs sont assez simples à évaluer car on dispose de ratios. Par exemple, on estime que l’émission d’une facture revient à environ 1 € , ce qui inclut le papier, l’impression et les frais d’envoi. En revanche, les coûts indirects sont composés de ce que l’on définit par des temps hommes, autrement dit le temps que les salariés consacrent aux tâches liées à l’émission d’un document et là, pour évaluer ces coûts avec précision, il faut tenir compte de l’organisation de l’entreprise », détaille Rémy Cognet. Une fois que cette analyse a rendu son verdict, il suffit de comparer sa consommation annuelle de consommables avec l’investissement nécessaire à l’installation d’un système de gestion électronique de documents (GED) en tenant compte du prix d’achat, mais aussi des frais de maintenance et d’éventuelles mises à jour du système. Ainsi, il sera simple de voir si mettre fin à l’impression et à l’archivage papier est rentable. Trop simple !

S’assurer que tout le monde va adhérer à cette démarche

Prendre en compte les seuls frais est loin de faire de la dématérialisation une réussite. Implémenter la gestion électronique de documents représente, certes, un investissement financier à ne pas négliger, mais pour que le succès soit au rendez-vous, il est indispensable de tenir compte de la dimension psychologique. Bien moins facile à évaluer que l’impact financier… « Le premier facteur d’échec d’une démarche zéro papier réside dans les freins psychologiques dont font preuve certains salariés ou certains dirigeants. Pour que la dématérialisation soit un succès, il faut que les acteurs soient promouvants », insiste le directeur d’Élan. Autrement dit, que l’ensemble des forces vives de la clinique s’investisse pour faire vivre la démarche et, ce faisant, pour parvenir à la rentabiliser. Si les dirigeants ne s’investissent pas et ne montrent pas l’exemple, la dématérialisation est vouée à vivoter et en pratique, cela se traduira par un mix entre dématérialisation et impressions papier. Il en va de même si les équipes ne s’approprient pas la démarche. « Un salarié paniqué à l’idée de ne plus avoir de support papier pour accomplir sa mission sera bien moins productif », alerte Rémy Cognet. La solution réside donc dans le pas à pas.

Tester une solution avant de l’adopter

« La mise en place d’une démarche zéro papier qui passe nécessairement par la dématérialisation doit être menée pas à pas. Il ne s’agit pas de faire une révolution, mais bien d’aller vers des évolutions. Par ailleurs, avant de généraliser ce type d’outils au sein d’une organisation, il est indispensable de s’interroger sur son cœur de métier », commente Rémy Cognet. Dans une grande structure, un vétérinaire qui passe la majeure partie de son temps en consultation à l’extérieur de la clinique peut trouver un intérêt à avoir un outil lui offrant la possibilité de consulter à distance, sur son smartphone ou sur son ordinateur, l’historique des interventions réalisées chez ses clients et de transmettre à distance les éléments permettant d’éditer ses factures. Certains clients apprécient de plus en plus d’avoir des documents dématérialisés pour pouvoir, le cas échéant, les transmettre à un assureur, par exemple. En cherchant en amont les éléments comptables, commerciaux ou médicaux qu’il serait opportun de dématérialiser, l’objectif est d’abord d’implémenter un système gérant une partie de ces documents. « Ainsi, chacun pourra s’approprier la démarche et ensuite estimer si elle apporte de la valeur ajoutée », note le directeur d’Élan. Une fois cette première étape franchie, la dématérialisation pourra sans crainte être étendue. Car ses atouts ne manquent pas. Les outils de gestion électronique de documents (GED) ont désormais presque tous des interfaces permettant de communiquer avec les partenaires extérieurs, notamment les cabinets d’expertise comptable. Par ailleurs, il est aussi confortable de recevoir directement en format électronique des factures ou des documents comptables. Enfin, la GED est aussi un élément différenciant qui permet de gagner en notoriété auprès de ses clients, de ses partenaires ou de ses fournisseurs. Une condition toutefois : s’assurer que l’outil choisi est bien évolutif, sous peine de se retrouver bloqué si l’on souhaite généraliser la GED…
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