Acheter malin

Si beaucoup de dirigeants du secteur vétérinaire comme ailleurs rivalisent d’initiatives pour augmenter leur chiffre d’affaires, bien moins nombreux sont ceux qui pensent à agir sur leurs achats. Pourtant ils représentent en moyenne entre 40 % et 60 % des charges d’une entreprise, et une amélioration des conditions d’achat de 15 % peut générer entre 6 % et 9 % de rentabilité. Cela étant, il convient d’agir avec méthode sur le poste achats afin de ne pas pénaliser la productivité de la clinique ou la qualité des biens et des services vendus.

Identifier les vrais besoins

Avant toute chose, il est nécessaire de se poser et d’analyser ce que l’on achète et surtout pourquoi on l’achète, autrement dit de mener une sorte d’audit des achats de la clinique. « Bien acheter revient à comprendre ce que l’on achète et à acheter au regard de ses besoins », résume Yann Le Coz, expert de la fonction achats, dirigeant de YLC conseil. Cette étape peut être réalisée en interne en mettant simplement en regard achats et besoins et l’inverse. Une fois achevée, cette analyse permettra non seulement d’avoir une idée précise des besoins de la clinique sur chaque poste de charges, mais aussi de pouvoir ensuite dresser la liste des achats véritablement indispensables.

Faire un cahier des charges

En disposant de la liste précise des besoins de la clinique, il sera facile de dresser le cahier des charges des achats à réaliser. Un outil indispensable pour optimiser ses achats. Ce document liste les attentes et les moyens de les satisfaire. Car avant d’entamer des négociations avec ses fournisseurs, il est essentiel de bien cibler ses priorités. « L’aspect financier n’est pas le seul à prendre en compte, car mal acheter peut avoir des répercussions sur la qualité du service rendu aux clients. Il faut donc s’interroger sur les enjeux et les risques d’un achat et définir ensuite le type de produits ou de services qui va répondre à ces attentes », explique Yann Le Coz. En effet, dans le domaine des achats comme ailleurs, le low-cost gagne du terrain, mais mieux vaut parfois miser sur la qualité et la disponibilité des produits plutôt que de voir ses clients déçus et donc partir vers la concurrence.

Faire jouer la concurrence

Vient ensuite l’étape de la négociation avec les fournisseurs. Plusieurs techniques s’affrontent chez les vétérinaires. Sur leur cœur de métier, certains optent sans hésiter pour les centrales d’achats (voir interview ci-dessous). Aujourd’hui environ 60 % de la distribution des médicaments vétérinaires passent par des centrales d’achats et 95 % des vétérinaires s’approvisionnent principalement auprès de ces structures. D’autres préfèrent les centrales de référencement, un regroupement de cliniques qui s’accordent sur leurs besoins et négocient ainsi des quantités importantes. Enfin, certains continuent de conduire des négociations individuelles avec les laboratoires. Des solutions diverses, mais plutôt efficaces, alors que sur les achats ne visant pas directement la pratique du métier, les organisations sont moins ciselées.

Acheter groupés

Pourtant, signer un contrat avec un fournisseur d’énergie ou une société de nettoyage tout comme acheter des articles de papeterie sont aussi optimisables. « Massifier les achats reste la solution la plus avantageuse. De plus en plus d’acteurs proposent ce type de services évitant aux dirigeants de s’organiser en interne pour négocier des achats groupés. De surcroît, nombre d’entre eux se rémunèrent sur les économies générées par leur intervention, donc ces solutions sont très rentables », fait valoir Yann Le Coz. Enfin, il ne faut pas oublier qu’être client procure un certain poids face à son fournisseur. Dès lors, établir une grille d’évaluation de chaque fournisseur permet, chaque année, de faire le point avec lui sur les éléments à améliorer, aussi bien en matière de qualité des produits que de qualité des services.

Pour ceux qui se risquent à l’exercice de la négociation, quelques règles de base : réduire le nombre de fournisseurs, et donc acheter de plus gros volumes chez un ou deux fournisseurs seulement, est en général une source d’économies significatives. L’autre point sur lequel la vigilance est de mise porte sur les tarifs. Il ne suffit pas d’obtenir de belles remises pour faire une affaire. C’est pourquoi le pourcentage de remise doit systématiquement être recalculé en valeur absolue rapporté au montant de son achat. Les enjeux sont importants car les experts considèrent que la différence peut aller de 15 % à 25 % de remise entre un piètre et un brillant négociateur.
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