Comment organiser et gérer les congés payés

Très attendus, les congés payés sont souvent le prétexte de tensions au sein d’une entreprise. Non pas que certains collaborateurs en jalousent d’autres sur la durée des vacances, puisque tout le monde est logé à la même enseigne en la matière. En revanche, l’ordre des départs peut faire l’objet de discussions parfois tendues. Penser pouvoir y mettre fin est peut-être illusoire, mais gérer les demandes comme les textes l’imposent et donc disposer d’arguments pour justifier les choix est à la portée de tous.

Le même cadre juridique pour tous

« Le droit aux congés payés est octroyé à chaque salarié quel que soit le type de contrat CDD, CDI, ou intérim, la durée du travail à temps plein ou à temps partiel et son ancienneté. En revanche, l’organisation des congés payés relève du pouvoir de direction de l’employeur », expose Emmanuelle Destaillats, avocate au barreau de Bordeaux, spécialiste en droit du travail. Ainsi, tout salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif chez le même employeur, sans pouvoir excéder 30 jours ouvrables sur un an. « Cette règle vaut également pour les salariés à temps partiel, leur nombre de jours de congés n’étant pas réduit proportionnellement à leur horaire de travail », souligne l’avocate. Une petite exception liée à l’âge et aux charges de famille doit cependant être relevée. En effet, les salariés âgés de moins de 21 ans ou de plus de 21 ans au 30 avril de l’année précédente ont droit à deux jours de congés supplémentaires par enfant à charge, dans la limite de 30 jours de congés ouvrables au total cumulés avec les congés annuels légaux. Les conventions collectives comme les accords d’entreprise ne peuvent être moins généreux que la loi. L’inverse est cependant possible. L’acquisition de ces congés se fait sur une « période de référence », fixée par le Code du travail, en l’occurrence du 1^er juin N au 31 mai N+1. « Un accord d’entreprise ou une convention collective peut déroger à cette règle et fixer, par exemple, l’année civile comme période d’acquisition des congés », précise l’avocate.

L’employeur décide de l’ordre des départs

Une fois les congés acquis, il est temps de les prendre. « Depuis la loi travail du 8 août 2016, les salariés arrivants ne sont plus tenus d’attendre l’ouverture des droits aux congés, c’est-à-dire la fin de la période de référence. Ils peuvent ainsi prendre leurs congés acquis dès l’embauche, sous réserve que la période de prise des congés soit ouverte et que l’ordre des départs soit fixé par l’employeur », explique Emmanuelle Destaillats. C’est en effet la convention collective ou, à défaut, l’employeur qui fixe la période durant laquelle les salariés peuvent bénéficier de leurs congés. Laquelle doit obligatoirement respecter la période légale du 1^er mai au 31 octobre, qui est d’ordre public. « Les conventions collectives applicables aux cliniques vétérinaires fixent l’année civile », rappelle l’avocate. Cette période est obligatoirement communiquée aux salariés au moins deux mois avant son début. Reste ensuite à fixer l’ordre des départs, qui sera porté à la connaissance des salariés au moins un mois avant la période de prise des congés. En la matière, l’employeur à la main. Il doit toutefois tenir compte de la situation de famille des bénéficiaires, notamment les possibilités de congé du conjoint ou du partenaire lié par un pacte civil de solidarité, ainsi que de la présence au sein du foyer d’un enfant, d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie. La durée du service chez l’employeur et l’activité chez un ou plusieurs autres employeurs sont aussi des facteurs qui s’imposent à l’employeur lorsqu’il fixe l’ordre des départs en congés.

Les congés sont forcément pris sur deux temps

Au-delà de fixer l’ordre des départs, l’employeur doit aussi veiller à respecter les règles de “fractionnement”. Le Code du travail stipule que la durée des congés pouvant être pris en une seule fois ne peut excéder 24 jours ouvrables, soit quatre semaines, sauf pour les salariés justifiant de contraintes géographiques particulières ou de la présence au sein du foyer d’un enfant, d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie. « Lorsque le congé principal est inférieur à 12 jours ouvrables, il doit être pris en continu. Au-delà, le congé principal peut être fractionné, avec l’accord du salarié, à condition que l’une des fractions soit au moins égale à 12 jours ouvrables continus compris entre deux jours de repos hebdomadaires. Cet accord du salarié n’est pas nécessaire lorsque le congé a lieu pendant la période de fermeture de l’entreprise », note l’avocate. Les règles de fractionnement sont fixées par la loi, mais elles peuvent être modifiées par un accord d’entreprise. Selon la loi, la fraction continue d’au moins 12 jours ouvrables est attribuée pendant la période du 1^er mai au 31 octobre de chaque année. Au-delà du douzième jour, les jours restant dus peuvent être accordés en une ou plusieurs fois en dehors de la période du 1^er mai au 31 octobre de chaque année. « Dans ce cas, les salariés qui prennent une partie de leur congé principal de 24 jours ouvrables en dehors de la période légale peuvent profiter de congés supplémentaires. Deux jours ouvrables de congés supplémentaires sont attribués lorsque le nombre de jours de congé pris en dehors de cette période est au moins égal à six et un seul lorsque ce nombre est compris entre trois et cinq jours », explique Emmanuelle Destaillats. Pour les vétérinaires, si la prise d’une partie des congés est imposée en dehors de la période légale en raison des nécessités du service, les congés sont prolongés de deux jours ouvrables pour la première semaine et d’un jour ouvrable pour chacune des suivantes.

Les congés non pris peuvent être reportés

Reste que parfois, les salariés ne peuvent pas prendre leurs congés. Dans ce cas, la loi est claire : les jours acquis sont perdus. Et ils ne sont pas rémunérés. Le législateur a toutefois prévu des mesures permettant de conserver le bénéfice de ces jours, mais les conditions sont strictes. « Le report des congés payés n’est possible que si employeur et salarié sont d’accord pour mettre en œuvre cette mesure et/ou si l’employeur n’a pas mis le salarié en mesure de prendre ses congés », prévient l’avocate. Dans ce cas, les reports de congés peuvent être effectués jusqu’au 31 décembre de l’année suivant celle pendant laquelle la période de prise de ces congés a débuté. Cela étant, les règles sont un peu plus souples pour les salariés ne pouvant prendre leurs congés pour cause de maladie, d’accident, de maternité ou d’adoption. Là, le report des congés payés non pris du fait des périodes de suspension du contrat de travail est automatique. En revanche, s’il est malade durant ses congés, il ne pourra donc bénéficier d’aucun report ni d’aucune prolongation de ses vacances. Quant aux salariés, de retour d’un congé de maternité ou d’adoption, ils ont droit à leur congé payé annuel non pris du fait de leur absence, quelle que soit la période de congé retenue, par accord collectif ou par l’employeur, pour le personnel de l’entreprise.

Tout employeur ne respectant pas ces différentes dispositions relatives au droit au repos peut être condamné au paiement de dommages et intérêts qui ne peuvent être inférieurs au montant de l’indemnité due au salarié pour son congé payé.
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