Du nouveau dans l’archivage des documents

Les modalités de gestion des pièces susceptibles d’être demandées lors d’un contrôle Urssaf sont soumises à de nouvelles règles depuis le 1^er juillet. D’abord, ces pièces doivent être conservées pendant au moins six ans à compter de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis ou reçus. Le point majeur des changements vient de la forme d’archivage. En effet, désormais les documents ou pièces établis ou reçus sur support papier peuvent êtreconservés sur support informatique. Mais bien évidemment, la loi introduit des modalités d’archivage numérique très strictes.

Inspiration venue du droit fiscal

La procédure de numérisation est ainsi désormais la même que celle appliquée en droit fiscal. L’arrêté du 23 mai 2019 prévoit en effet que le transfert et l’archivage numérique de justificatifs sur support papier doivent être réalisés dans les conditions et garanties prévues à l’article A.102 B-2 du Livre des procédures fiscales. Il s’agit de réaliser des reproductions “à l’identique”. Entendez par là que le résultat de la numérisation doit être la copie conforme de l’original en image et en contenu, y compris concernant les couleurs. Par ailleurs, les dispositifs de traitements sur l’image sont interdits. Et en cas de compression de fichier, cette dernière doit s’opérer sans perte. Viennent ensuite des conditions d’archivage, elles aussi très strictes. En premier lieu, celui-ci doit être réalisé par « l’assujetti ou par un tiers mandaté », selon une organisation assortie de procédures documentées, « faisant l’objet de contrôles internes permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des documents ainsi nu mérisés ». Quant à la forme, la conservation des documents doit désormais être faite sous format PDF ou PDF/A-3, afin de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données. D’autres exigences, notamment que les fichiers soient horodatés, sont également prévues par ce nouveau texte de loi.

Fin du papier, mais pas des sanctions

Le strict respect de l’ensemble de ces conditions de numérisation autorise l’entreprise à ne plus conserver les documents papier, alors que, jusque-là, même si le traitement des frais professionnels était informatisé, les justificatifs papier devaient être conservés « par mesure de prudence ». Pour autant, mieux vaut ne pas se précipiter vers la broyeuse… En effet, l’arrêté précise que si la pièce justificative ou le document n’est pas numérisé selon les modalités qu’il définit, le cotisant devra impérativement être en mesure de présenter l’original sous format papier. À défaut, le contrôleur Urssaf estimera qu’il sera face à « l’absence de documents ou de pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales », ce qui implique un redressement par taxation forfaitaire. En cas de doute sur la qualité de la numérisation, mieux vaut donc continuer de conserver les documents sous format papier.
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