Réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur

Le recrutement est acté et le nouveau collaborateur arrive dans deux jours. Voilà venu le temps de pousser un ouf de soulagement. Eh bien pas du tout, car c’est justement maintenant que tout se joue ! En effet les premiers jours sont décisifs pour que la nouvelle recrue s’intègre parfaitement à l’équipe et donne le meilleur. « La signature du contrat de travail c’est un peu comme l’essai au rugby, il faut le transformer », métaphorise Didier Fayolle, directeur associé au sein du cabinet Oasys. Il faut donc penser à la phase d’intégration, car très souvent l’échec d’un recrutement vient d’un défaut d’intégration. « C’est un travail qui se fait de façon dégressive sur un temps qui correspond à celui de la période d’essai », situe le consultant. Pour la réussir, la stratégie à sa place, mais le bon sens fait souvent aussi bien. « Mettez-vous à la place du nouveau recruté et demandez-vous ce qui vous serait agréable si vous arriviez dans une nouvelle entreprise », conseille le consultant. Au-delà de l’empathie, pour parfaire la phase d’intégration, un peu de méthode est nécessaire, car l’objectif est de taille. Il s’agit de faire en sorte que le nouvel entrant se sente attendu, rassuré par les attentions que l’on va mettre en place et, au final, qu’il ait envie de s’investir et d’appartenir au projet d’entreprise.

Prévoir

Et comme souvent, les meilleures solutions viennent de l’anticipation. « Il ne s’agit pas d’improviser le jour J, mais bien d’avoir anticipé d’une part les points logistiques, à l’image, par exemple, de la tenue de travail, d’un vestiaire, d’un bureau, et d’autre part l’emploi du temps que l’on va proposer au nouvel embauché », explique Didier Fayolle. « Les éléments logistiques ont la valeur de codes d’appartenance, en avoir montre que l’on fait partie de l’équipe, l’inverse indique qu’on en est exclu », souligne le consultant. Pour organiser ce processus, il est conseillé de partir des “promesses” faites durant la phase de recrutement et de positionner en regard les éléments concrets qui vont permettre de les tenir. « Si durant le processus de recrutement, la nouvelle personne a été séduite par l’idée de travailler d’abord quelques semaines en binôme, il faut prévoir cette organisation afin de pouvoir lui donner dès son arrivée des informations sur les tâches qu’elle va réaliser en binôme et avec qui », illustre le consultant. Au-delà de la qualité de l’accueil, anticiper l’intégration envoie également un signal positif et professionnel quant à l’organisation de la clinique. De quoi rassurer le nouvel entrant, lui donner envie d’aller plus loin et, surtout, l’inciter à adopter une posture professionnelle et bien construite à l’image de celle qu’il voit.

Être disponible

Construit en amont, le processus d’intégration ne doit pas pour autant être figé. Il doit au contraire évoluer au gré des retours faits par le collaborateur qui arrive et aussi par le manager. Cela demande donc du temps et de la disponibilité pour s’assurer que ce que l’on propose correspond aux attentes du nouvel entrant et aux engagements pris lors du recrutement. « Il faut prévoir un dialogue régulier et des temps d’ajustement. Ainsi, le manager s’assure qu’il a bien compris les motivations de son nouveau collaborateur et que ce qu’il lui propose lui convient, il peut aussi recadrer certains points si besoin. Ces temps doivent également permettre de bien marquer que l’on se souvient des piliers qui ont scellé l’engagement. C’est pourquoi, si l’on ne peut pas tenir tout de suite une promesse faite lors de la phase de recrutement, il faut le dire et l’expliquer afin que le nouveau collaborateur ne se dise pas qu’il a été dupé », analyse Didier Fayolle. Une mauvaise compréhension de la feuille de route, ou des rôles dans l’organisation sera ainsi évitée. Le temps sera aussi nécessaire pour transmettre les processus clés de l’entreprise, peut-être présenter quelques clients, certains fournisseurs. Être aux côtés du nouveau collaborateur est aussi essentiel pour répondre à ses questions et certainement reformuler certains points. Enfin, il faudra encore du temps pour écouter le feed-back du jeune intégré et ainsi bénéficier d’un regard neuf sur l’organisation de la clinique. Mais au final, il convient surtout d’occuper le temps passé avec le nouvel entrant à être à la hauteur des engagements pris. Un point à bien méditer en amont du processus de recrutement. En effet, il ne s’agit pas d’appâter un candidat à grand renfort de promesses et de descriptions un peu tronquées de la réalité et de ne pas pouvoir relever les défis promis dès les premiers jours de l’intégration qui, dans un tel schéma, tournera très vite à l’échec.

Savoir recevoir

Intégrer quelqu’un de nouveau passe également, tout simplement, par quelques bonnes manières. Ainsi, il est de bon ton que le manager direct de la personne qui arrive soit présent pour la recevoir. Et pas seulement durant 10 ou 15 minutes pour partager un café, à la va-vite les yeux rivés sur son smartphone, mais toute la première journée ou à tout le moins la majeure partie de cette journée. Bien évidemment, il est important de présenter le nouveau ou la nouvelle à l’ensemble de l’équipe en précisant qui fait quoi. Mieux encore : communiquer son arrivée à l’équipe quelques jours avant qu’il ou elle soit là. Ainsi, les collaborateurs ne découvriront pas lors des présentations qu’ils ont un nouveau collègue et ce dernier se sentira attendu. Enfin, des temps d’accueil et d’intégration spécifiques, comme un déjeuner avec le manager direct le premier jour, avec l’équipe dans les jours suivants, peuvent aussi être inscrits au programme d’intégration. Des “petites choses” toutes simples qui font souvent la différence et la réussite du nouvel entrant et donc, par ricochet, de la clinique.
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