NE VOUS LAISSEZ PLUS DÉBORDER PAR LE TRAVAIL

L’organisation est la clé de la réussite. Pour Amélie Bouttemy, expert-comptable du cabinet AdequA, une méthode souple d’évaluation et d’organisation tient en cinq points : noter l’ensemble des tâches, estimer la durée de chacune d’entre elles, réserver le temps disponible, arbitrer les priorités, contrôler et évaluer. « Pour gagner du temps, il est nécessaire d’en investir afin d’analyser, de définir le projet de son entreprise, d’imaginer un schéma directeur d’organisation, d’évaluer les compétences et les potentiels internes. » Elle conseille donc, dans un premier temps, de dresser un état des lieux. Mais attention ! Lors de cette mise à plat de l’organisation, le dirigeant doit comprendre et faire comprendre à son équipe qu’il n’est pas question pour lui d’exercer tout le pouvoir, mais que chacun en exerce une partie et qu’il ne peut prétendre à “être” le pouvoir.

« Prendre conscience de la gestion de son temps, c’est commencer par planifier les tâches, et en vue de bien les répartir, distinguer les tâches récurrentes et celles ponctuelles et non prévues, explique Marie-Hélène Gauthey, formatrice. Il faut anticiper les tâches en prévoyant des marges de sécurité et conserver aussi du temps pour gérer les imprévus. »

L’analyse des tâches étant effectuée, il est indispensable d’identifier ce qui peut être délégué à une équipe, ce qui est de la responsabilité du chef d’entreprise et ce que la clinique vétérinaire peut externaliser (achats auprès des centrales de référencement et d’achats vétérinaires, formation à distance des équipes, etc.).

L’organisation par délégation interne obéit à certaines règles. Elle doit notamment prendre en compte la compétence du salarié, le temps de présence dans la clinique vétérinaire et son diplôme. « Il faut déléguer les tâches souvent perçues comme une perte de temps : tâches administratives, vérification des factures fournisseurs, suivi des règlements, etc. », suggère Claire Morisset, expert-comptable chez KPMG.

Définir et gérer les priorités

Il est impératif de se concentrer sur le “haut rendement”, de focaliser son énergie sur l’essentiel et non sur l’accessoire. Le dirigeant doit se caler sur ce qui est important et non urgent. « Une priorité est ce que je choisis de faire en premier », définit Marie-Hélène Gauthey. Au niveau de la méthode à utiliser, elle renvoie à la matrice d’Eisenhower, qui permet de catégoriser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance (encadré). à chacune de ces catégories est associée une stratégie adaptée. « La question à se poser pour chaque tâche est : si je ne la fait pas, qu’est-ce qui se passe ? », poursuit-elle. Par exemple, « certaines tâches urgentes mais non importantes pourront être différées jusqu’à l’abandon s’il le faut. » À l’inverse, transmettre les éléments à son expert-comptable pour l’établissement des bulletins de paie mensuels est important et non urgent le 10 de chaque mois, mais le devient dix jours plus tard. » Il convient donc d’affiner la gestion quotidienne des priorités en tenant compte du degré d’urgence.

Établir une to do list de la semaine (ou de la journée)

« Votre esprit reste encombré des choses que vous avez à faire, jusqu’à ce qu’elles soient faites. Quand vous prenez du retard, vous êtes mobilisé plus longtemps que nécessaire », explique Amélie Bouttemy. La solution ? « Prendre un quart d’heure chaque semaine pour lister les questions à traiter au cours de la période et suivre ce planning au fur et à mesure des réalisations permettront d’être plus serein (car rien ne sera oublié) et de prévoir d’en faire une (ou plus) par jour », glisse-t-elle.

Le vétérinaire doit donc anticiper sa journée de travail pour ne pas perdre de temps et être certain d’utiliser celui de ses salariés à une tâche productive facturable (délégation de tâches : achats, tâches administratives, etc.). Pour l’ensemble des tâches du jour, il est important d’en fixer l’ordre des priorités et de définir le temps à y consacrer pour chacune d’elles. « Cette liste doit être réajustée au jour le jour en fonction des tâches qui n’ont pas pu être accomplies le jour même », précise-t-elle.

À gérer également au quotidien : « Les voleurs de temps qui désorganisent complètement votre planning, tels que la gestion des imprévus (gestion des premiers soins sur un animal accidenté, panne d’un appareil, retard d’un collaborateur, etc.), le téléphone (fixer des créneaux horaires pour les appels au vétérinaire autres que les urgences médicales), les e-mails et SMS, les rendez-vous en retard (fixer un nouveau rendez-vous avec un commercial, par exemple), les clients bavards (à canaliser), etc. », détaille Marie-Hélène Gauthey.

Refuser la chronophagie

Une activité a tendance à occuper le temps qui lui est donné. « Pour chaque rendez-vous avec le commercial d’un fournisseur, de la même façon qu’il est prévu une heure de début, il faut aussi prévoir une heure de fin, ceci permet d’être plus concis et d’aller directement à l’essentiel », conseille Claire Morisset.

Réserver du temps à soi, sans être dérangé (mettre le portable en mode silencieux, fermer les fenêtres sur l’informatique) est primordial. « Tout travail interrompu se révèle moins efficace que s’il est effectué de manière continue, ceci donne le contrôle de son temps et évite de surcharger les journées, assure-t-elle. Seuls les clients peuvent se permettre de vous interrompre dans une activité. Mais votre équipe est là aussi pour les prendre en charge. » Elle poursuit : « Par ailleurs, faites savoir à l’équipe que lorsque la porte de votre bureau est fermée, c’est que (sauf urgence grave), vous ne voulez pas être dérangé. »

Synchroniser les temps

Les membres d’une équipe sportive efficace synchronisent leurs efforts et accordent leur rythme dans un même but : gagner. « Dans l’équipe d’une clinique vétérinaire, c’est la même chose, affirme Claire Morisset. En synchronisant les méthodes, au besoin en ayant des procédures identifiées, il est possible d’obtenir un rythme de travail plus productif et harmonieux. La recherche de résultats plutôt que la docilité de l’équipe est l’un des moyens. »