Gérer le départ d’un associé

Au moment de se lancer dans l’aventure de la création d’une clinique, on ne pense pas forcément à ce qu’il pourrait se passer si l’un des associés venait à partir. De fait, lorsque le cas se présente, c’est souvent l’urgence qui dicte les réactions et les actions. Or une telle situation demande plutôt du recul car les décisions à prendre sont nombreuses et différentes suivant les liens qui lient les associés et l’implication de chacun dans la clinique. L’anticipation et le temps sont donc les meilleurs alliés pour gérer un départ. Dans le cas contraire, l’adaptation sera de mise. De manière globale, six points doivent faire l’objet d’une attention particulière : le capital, l’immobilier, la gouvernance, l’organisation du travail, la transmission des savoirs et la communication.

Le capital

Un des premiers points à gérer sera celui de la valorisation des parts. Plusieurs méthodes peuvent être utilisées, notamment celle par rendement ou celle de l’actif réévalué. « On peut se référer aux deux méthodes et les croiser. De même, si le délai de prévenance est suffisamment long, il est bon de réaliser des prospectives d’activités pour valoriser les parts et de valider la valorisation au jour du départ de l’associé », conseillent les Dr Duet et Pernod. Une fois la valorisation des parts définies arrive la question de l’intégration d’un nouvel associé et plus globalement de l’ouverture du capital de la clinique. Une décision à prendre d’abord entre les associés restants, mais aussi au regard des aspirations de l’arrivant. Dans tous les cas, les décisions en matière de transmission du capital se prennent en fonction des statuts de la clinique.

L’immobilier

Il s’agit encore de valorisation, concernant cette fois les murs. Il faut ensuite trouver une solution permettant la transmission des parts de la structure qui porte l’immobilier. En général, cela se fait par le biais d’une SCI mais d’autres formules peuvent être adoptées. De nombreuses solutions existent et doivent être adaptées aux attentes et à la situation financière des associés. Reste que, parfois, le retrait d’un associé de ses fonctions opérationnelles et du capital de la clinique n’implique pas forcément son départ de la société qui possède l’immobilier.

La gouvernance

Le départ d’un associé rebat forcément les cartes des rôles dévolus à chacun. « C’est surtout une opportunité pour redéfinir les organigrammes », estiment les deux intervenants. Avant d’en arriver là, il faudra prendre le temps d’effectuer un inventaire précis des tâches que le partant assumait et, en parallèle, analyser les attentes de ceux qui restent. Si le délai de prévenance est assez long, l’associé démissionnaire peut participer à cette étude des missions qu’il prenait en charge. Cette étape est aussi l’occasion de s’interroger sur l’opportunité d’externaliser certaines tâches. Elle doit également mettre en lumière les éventuels besoins de formation pour les personnes chargées de reprendre des missions de l’associé qui s’en va.

Le travail et la production

Comme la gouvernance, les fonctions opérationnelles sont fortement et immédiatement impactées par le départ d’un associé. Là encore, il faudra lister avec précision les fonctions assumées par le partant, et les moyens qui étaient mis à sa disposition, puis s’interroger sur qui les reprend et comment garantir la continuité du service sans perdre en qualité. Il faudra aussi se demander si la délégation de certains actes est souhaitable et possible. Ce travail n’implique pas seulement les associés mais l’ensemble des collaborateurs, qui peuvent avoir des envies, des compétences et des idées pour mettre en place une nouvelle organisation du travail.

La transmission des savoirs

La dynamique est la même que celle qui s’applique pour les deux points précédents. Il s’agit d’abord de dresser l’inventaire des savoir-faire et des tâches du partant. Vient ensuite le temps de rédiger une feuille de route afin que ce dernier et celui ou celle qui va prendre en charge tout ou partie de ses missions aient une vision claire de ce qui l’attend. « L’idéal est de prévoir un temps d’organisation du travail en binôme », expliquent les vétérinaires. Pour cela, il faudra que le délai de prévenance du partant soit suffisamment long.

La communication

Le départ d’un associé doit s’accompagner de plusieurs phases de communication. En interne d’abord, où il faudra prévenir les équipes le plus tôt possible. Si l’on dispose en parallèle d’informations sur la façon dont le remplacement est envisagé, c’est aussi le moment de le dire. Sinon, il faudra adapter la communication interne au gré des décisions qui jalonneront les étapes de ce départ et de son remplacement. Les partenaires, les clients et les fournisseurs doivent également être informés de ce départ et de l’organisation qui sera mise en place. Plusieurs outils sont à disposition. De plus en plus, les réseaux sociaux et Internet sont mis à profit pour ce type de communication externe. Cela étant, des présentations plus formelles entre l’arrivant et les plus gros fournisseurs et clients sont aussi une forme peut-être moins moderne mais toujours plaisante pour informer d’un changement.

• 1. Forum organisé par l’association Ergone les 14 et 15 octobre 2021 à Lyon.