Clôture des comptes annuels : la préparer en 7 étapes

La clôture des comptes consiste à enregistrer les écritures comptables qui vont acter la clôture définitive d’un exercice et le passage au suivant. Elle ne doit pas forcément être faite avec la clôture de l’année civile (les possibilités varient en fonction de la structure juridique de l’entreprise). Chaque année, la clôture des comptes se fait en plusieurs étapes qui amènent à arrêter les comptes annuels. Le ou les dirigeants accompagnés de leur expert-comptable se doivent d’établir le bilan et le compte de résultat avec les annexes. Que devez-vous préparer ?

Un des éléments importants de votre actif est votre stock de marchandises. Vous devez communiquer la valeur exacte de votre stock à la date de votre bilan. Deux solutions s’offrent à vous.

La méthode idéale (selon Pierre-Marie Cadot, président d’Eunoia) : Vous avez réalisé tout au long de l’année (anticipation et tenue à jour avec les douchettes des entrées et sorties de médicaments/OTC/aliments stockés et délivrés) un inventaire tournant qui vous a permis d’inventorier physiquement la totalité du stock et d’avoir un stock informatique exact (attention au stock d’injectables en hospitalisation, salle de consultation, trousse d’urgence, véhicule). « Dans cette hypothèse, vous devez éditer le soir du dernier jour de votre exercice comptable le listing informatique de votre stock mentionnant le détail des quantités inventoriées ainsi que leur valeur unitaire et la valeur totale. Votre logiciel de gestion métier permet cette édition en quelques clics. »

La méthode classique : À la fin du jour de l’arrêt des comptes (idéalement), on arrête l’activité (pour ne pas fausser le décompte avec les flux sortants) et vous faites l’inventaire du stock. « Une méthode efficace et plus rapide consiste à se répartir les tâches en répertoriant toutes les zones de stockage puis en se répartissant les rôles : une personne pour comptabiliser le froid/frais, une autre au rayonnage et réserve aliments, la pharmacie stricto sensu sans oublier les OTC et les accessoires », suggère-t-il. Une vigilance accrue sera portée sur les produits les plus onéreux qui peuvent impacter plus lourdement le décompte total. C’est l’opportunité de découvrir parfois des périmés ou des dates de péremption proches.

Quid des périmés ? « D’abord les recenser, en volume et en prix (communiquer cette liste au comptable). C’est aussi l’occasion de remettre en cause votre règle de stockage. Attention aux fausses bonnes affaires qui conduisent au surstockage ! Si le stock tourne, c’est parfait, s’il reste à prendre la poussière, il faut revoir et harmoniser la politique d’achat », conseille-t-il.

Attention : vous devez impérativement conserver l’intégralité de l’édition de votre stock informatique. En effet, par simplicité, vous pouvez éditer seulement la dernière page du listing qui indique le total de la valorisation de votre stock. Or, en cas de contrôle fiscal, vous devrez fournir le détail de l’intégralité de votre stock. 

Au niveau comptable, c’est un bien identifiable d’une durée de vie de plus d’un an dont la valeur dépasse 500 € HT. L’inventaire physique des immobilisations doit être à jour, indiquer ce qui est cassé ou au rebut (une preuve pour les montants élevés est recommandée). Suivant les cas, il peut être intéressant d’amortir certains petits matériels de moins de 500 € HT qui, cumulés, peuvent représenter des sommes importantes. La ventilation des achats est importante pour distinguer les biens qui seront revendus de ceux qui contribuent à produire un service.

Le deuxième élément important du patrimoine de votre société : les créances clients détenues au jour de la date de clôture. Ce sont toutes les sommes dues par les propriétaires d’animaux. Elles peuvent également comprendre les factures dues par des personnes morales à cette date.

Attention à bien distinguer le montant des créances douteuses, qui seront recouvrées plus tardivement et qui peuvent faire l’objet de provisions, des créances irrécouvrables.

L’ensemble du « dû client » doit être justifié dans votre logiciel métier. « Il est important de suivre la ventilation de ce montant en le gardant à un niveau le plus bas possible. Si le montant monte, c’est le moment de revoir la politique de relance et son efficacité, entre les relances par mail, par téléphone ou via une société de recouvrement », explique le président d’Eunoia.

Elles seront communiquées au comptable, permettant de calculer le prix réel d’achat porté au bilan. Elles auront un impact direct sur votre taux de marge. « Il est difficile de donner le montant précis en fin d’exercice car elles sont distribuées sur l’année suivante la plupart du temps, explique-t-il. Les contrats avec les fournisseurs sont parfois « à tiroir » et les ristournes sont reversées pour partie via le GIE et votre centrale d’achat (qui doivent connaître le montant global sur l’exercice clos). »

Il s’agit de l’inventaire de la caisse espèces, du total des chèques et cartes bleues en instance d’encaissement et des prélèvements de marchandises personnels. Il faut éditer le total de ces consommations.

Ces différents éléments doivent véritablement être traités au soir de votre date de clôture. En effet, votre logiciel de gestion actualise chaque jour les achats et ventes. Vous ne pouvez donc générer l’édition de ces états qu’à la date du jour.

Au soir du dernier jour de votre exercice comptable, vous aurez donc à générer, éditer et recenser un certain nombre d’éléments. Ne l’oubliez pas lorsque vous choisissez votre date de clôture. Par exemple, ne choisissez pas le 31 juillet si vous êtes en congés à cette période !

« Si vous avez des salariés en forfait, il est opportun de faire un point sur le degré d’avancement de leur contrat en nombre de jours/heures travaillés et d’anticiper les éventuels dépassements/régulations », poursuit Pierre-Marie Cadot. De même, pour les collaborateurs libéraux : faites un point sur le volume rétrocédé. Vérifiez aussi que les vacances ont été prises, décidez des primes à verser éventuellement ou à budgéter.

L’intervention régulière de votre cabinet d’expertise comptable permettra de valider à des dates prédéfinies par le ou les dirigeants des situations comptables de votre entreprise. Ces situations comptables vous permettront de faire un point sur le résultat, sur votre capacité d’autofinancement, de rationaliser votre politique d’investissements, de revoir votre positionnement fiscal et social.