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Organisation
ENTREPRISE
Auteur(s) : Par Christelle Fournel
Comme l’athlète qui visualise son saut avant de commencer sa course d’élan, organiser son temps nécessite une méthode : choisir ses priorités, anticiper, déléguer et rester calme devant la masse de travail à accomplir.
Bien s’organiser est un facteur clé de succès pour toute réalisation. Mais suivons-nous bien les règles imparables d'une bonne gestion du temps ?
Dwight Eisenhower, président des États-Unis de 1953 à 1961 qui avait une efficacité de travail hors du commun, classait ses tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Cette méthode, appelée "matrice d'Eisenhower", a ensuite été popularisée par l'auteur et homme d'affaires américain Stephen Covey.
Voici un exemple appliqué à la pratique vétérinaire : appeler le plombier pour réparer une fuite d’eau dans la clinique est une tâche importante et urgente, donc à exécuter immédiatement soi-même. Mettre en place une boutique en ligne pour contrer la concurrence d’Internet tient de la tâche importante mais non urgente : elle peut être planifiée et réalisée par nous-même. Passer la commande d’alimentation hebdomadaire s’avère urgent mais peu important : il faut rapidement la déléguer. Faire de la place sur le disque dur de son ordinateur ne semble ni urgent ni important : il suffit simplement de… ne pas le faire !
Un animal qui ne dort pas bien, un appareil d’anesthésie pas vérifié avant une intervention, une voie d’abord qui n’est pas correctement préparée, des instruments chirurgicaux oubliés avant le début de l’opération… Les chirurgiens le savent : tout ce qui n’est pas bien préparé et organisé risque de très mal se dérouler.
Il s’agit donc avant tout de planifier et préparer la tâche avec l’équipe. En effet, les ressources humaines, le temps et l’argent sont des biens globalement substituables les uns par les autres. Aussi, il ne faut pas hésiter à déléguer, bien entendu à la personne qui saura réaliser le travail demandé et en donnant une échéance. Cela signifie également qu’il faut évaluer chaque tâche à réaliser : combien de temps va-t-elle me prendre ? Combien vaut mon temps ? Malgré le temps à mobiliser, ai-je envie de le faire moi-même ?
Il peut arriver que les actions se bousculent, le stress monte et que l’on perde pied. Des croyances se bousculent alors dans notre esprit : "Je manque de temps", "Tout est urgent", "On ne me laisse même pas le temps de respirer", "On ne peut jamais être tranquille". Pour se sortir de ce piège, il suffit de réaliser les tâches "en mode automatique", en les prenant, calmement, l’une après l’autre.
Afin de s’organiser individuellement, remplir la matrice de Covey aide1. Pour les amateurs du format papier, un petit classeur peut être utilisé avec une fiche par thématique et des "to do list". Un calendrier, un Google Agenda ou l’application Tâches d’appel remplissent le même office.
Pour organiser des projets plus complexes, les outils digitaux sont vivement conseillés : on peut télécharger un diagramme de Gantt afin de s’assurer de bien tenir les délais. Lorsque l’on souhaite organiser toute une équipe sur des initiatives ponctuelles ou plus récurrentes, le logiciel le plus innovant est ClickUp2. Entièrement personnalisable et disponible sur ordinateur et sur smartphone, cet outil propose des documents, des rappels, des objectifs, des calendriers, une planification et même une boîte de réception de mails.