Les relations entre entreprise et banque : soyez branché !

D’une manière générale, le logiciel de communication bancaire, via la télétransmission, permet de rapatrier automatiquement le détail des flux bancaires de la veille. Cet outil permet d’envoyer des virements, des effets de commerce, des bons à payer et permet de récupérer les relevés de compte. Il permet aussi d’obtenir des réductions de frais bancaires et de réduire les délais de remise en banque.

L’exploitation d’une clinique vétérinaire génère de nombreux flux financiers, notamment en provenance de sa patientèle. La réception des extraits et opérations bancaires du vétérinaire par voie dématérialisée directement par son expert-comptable permet à ce dernier de traiter les opérations de trésorerie de son client dans une périodicité choisie et de lui restituer l’information financière plus rapidement.

Pour faciliter les échanges quotidiens avec sa banque, le chef d’entreprise peut souscrire un contrat pour l’échange de données informatisées selon le standard d’échanges bancaires EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard). « Le protocole EBICS permet au vétérinaire de recevoir les informations concernant les opérations enregistrées sur ses comptes (relevés de compte, d’impayés…) et garantit la sécurité des échanges bancaires de la clinique vétérinaire », souligne Charles Facon, directeur général d’Eunoia.

Pour souscrire un contrat pour l’échange de données informatisées selon le protocole EBICS, contactez votre chargé d’affaires. La banque vous adressera alors : l’accès au serveur de la banque ; les identifiants de la banque (nom de la banque & Host ID) ; les identifiants du client (numéro de contrat Partner ID & utilisateur du service User ID) ; et les deux certificats serveur de la banque ID (le certificat serveur dédié à l'authentification et celui dédié au chiffrement).

Les identifiants Host ID, Partner ID et User ID (pour une société ou un groupe de sociétés) permettront la création dans Exabanque.net de votre profil EBICS pour cette banque. « Il est certainement plus simple de signer le contrat avec la banque principale mais il ne faut pas hésiter à comparer les offres et les tarifs avec la ou les autres banques de la clinique », conseille Charles Facon.

La récupération directe des extraits via le logiciel comptable permet une rapidité de traitement et une comptabilité à jour au fil de l’eau. Pour cela, il suffit au titulaire de donner mandat à son expert-comptable pour récupérer ses extraits bancaires. En revanche, il lui appartiendra toujours d’annoter les mouvements dont le libellé ne serait pas suffisamment explicite pour en permettre la bonne imputation comptable.

L’enregistrement des opérations du journal de banque s’effectue d’après les relevés bancaires. La préparation des documents comptables se déroule comme suit :

• Les relevés bancaires sont classés dans une suite ininterrompue. Ils sont accompagnés des pièces justificatives des mouvements portés sur chaque relevé, comme par exemple les bordereaux de versement d’espèces, de remise de chèques, etc.

Une bonne tenue des documents bancaires implique en outre que :

• tous les talons de chèque soient correctement renseignés (date, désignation précise du bénéficiaire, objet du règlement, montant) ;

• les bordereaux de remise de chèques soient détaillés et mentionnent le montant des chèques et l’identité du tireur (avec rappel du nom du client s’il diffère de celui du tireur) ;

• les bordereaux de remise d’effets domiciliés comportent l’identité du fournisseur bénéficiaire ;

• les tickets de règlement CB soient joints aux feuilles de caisse. « Ce travail exige le même niveau de détail que les remises de chèques, avec rappel du nom du client s’il diffère de celui inscrit sur le ticket de carte bleue », précise Charles Facon.

Il est fortement conseillé de suivre sur un échéancier le solde de la trésorerie afin d’anticiper les paiements et d’améliorer les relations avec le banquier. Cet échéancier peut être un agenda ou un échéancier qu’on trouve facilement dans le commerce. On peut aussi utiliser un ordinateur équipé d’un logiciel de bureautique et réaliser un échéancier à partir d’une feuille Excel. Un recoupement, au minimum mensuel, entre le journal de banque et les relevés bancaires doit être effectué soit manuellement soit à l’aide du logiciel de comptabilité.

Hormis la banque, les relations dématérialisées sont essentiellement avec les administrations et le cabinet d’expertise comptable. Les administrations sociales (Urssaf, caisses de retraite, complémentaires…) et l’administration fiscale incitent ou obligent à télédéclarer et télépayer. Affranchissez-vous de ces démarches en les confiant à un tiers déclarant, votre expert-comptable. Il convient pour ce faire de signer un mandat avec lui par lequel vous l’autorisez à effectuer vos télédéclarations sociales et fiscales, ainsi que les téléréglements associés à la date d’échéance. 

Les relations avec le cabinet d’expertise comptable sont quotidiennes. La dématérialisation des factures d’achats et de ventes permet également d’aider à la mise à jour constante. La solution est de mettre en place un processus qui consiste au scan quotidien des factures d’achats par le vétérinaire. Le cabinet comptable reçoit alors une alerte et peut traiter les factures pour ensuite les importer dans la comptabilité et les imputer. Grâce à cette technologie, la comptabilité peut être à jour au plus proche de la date réelle.

Le client évite de se déplacer au cabinet pour simplement déposer ses pièces comptables ou de les envoyer par courrier. Par ailleurs, cela permet également au vétérinaire de ne pas se démunir de ses pièces comptables.