L’organisation administrative de l’entreprise (1re partie)

Les entreprises vétérinaires doivent tenir une comptabilité simplifiée ou normale en fonction de leur régime d’imposition, déclarer leurs résultats chaque année, tenir un journal et un grand livre comptables ainsi qu’un registre des immobilisations et des amortissements.

Il existe une différence notable entre les entreprises relevant des BIC ou imposées à l’IS et les entreprises relevant des BNC et du régime de la déclaration contrôlée. Les premières doivent tenir une comptabilité d’engagement (enregistrement des créances et des dettes tout au long de l’exercice avec un inventaire des actifs et des passifs qui doit être réalisé au moins une fois tous les 12 mois), tandis que les secondes tiennent une comptabilité de trésorerie tout au long de l’exercice. Elle est basée sur les encaissements/décaissements. « Les recettes enregistrées sont uniquement celles qui ont été reçues de vos clients, les dépenses enregistrées sont uniquement celles que vous avez payées », indique-t-il.

Le dirigeant vétérinaire doit veiller à la mise en place de procédures (écrites) et de contrôles réguliers. Pierre-Marie Cadot distingue deux séries d’actions sur les achats et les ventes.

Concernant le cycle « achats de marchandises » :

- S’assurer par le biais des procédures décrites de la validité des factures de marchandises reçues (rapprochement des quantités commandées, livrées et facturées à partir des bons de commande, bons de livraison/reliquat et facturations). « Cette tâche est souvent réalisée par les ASV. Il est utile de vérifier la cohérence avec les stocks et leurs éventuels niveaux mini/maxi », conseille-t-il.

- Mettre en place un suivi des avoirs (remboursement ou imputation) avec la centrale ou les laboratoires fournisseurs.

- Établir un suivi des remises des laboratoires (cette mission est parfois effectuée directement par le GIE). Il est important de définir une procédure de contrôle de ces dernières afin de vérifier que le taux de remise négocié est appliqué. « C’est bien souvent sur ce point que nos entreprises, par manque de temps et d’appétence, ne réalisent pas de contrôles et passent à côté de remises non régularisées », alerte-t-il.

- Identifier et communiquer au cabinet d’expertise comptable le matériel médical qui peut être placé en immobilisation.

Concernant le cycle « ventes » :

- Vérifier la concordance du CA cumulé édité sur la feuille de caisse mensuelle avec le cumul des feuilles de caisse journalières.

- S’assurer qu’il existe une facture pour chaque vente entre professionnels. Pour les ventes de service à un particulier, il y a obligation de fournir une facture au-delà de 25 € TTC.

- S’assurer que les mouvements d’entrées en banque correspondent aux recettes et isoler les mouvements qui ne concernent pas la vente d’OTC et d’aliments (honoraires d’actes, examen complémentaire…). « Un travail pédagogique entre les dirigeants et le comptable est à prévoir pour expliquer la ventilation », ajoute-t-il.

Les écritures comptables doivent être appuyées par des pièces justificatives. Il est indispensable, pour assurer la valeur probante de la comptabilité, que chaque enregistrement puisse être rapproché d’un document attestant sa validité. La conservation des différentes pièces comptables, leur classement et leur transmission au cabinet d’expertise comptable conditionnent la qualité du traitement et, de ce fait, le niveau de sécurité légale et fiscale du dossier du vétérinaire.

Concernant les achats et frais généraux :

- factures et avoirs établis par tous vos fournisseurs de biens ou de services réglés comptants ou à terme ;

- toute pièce apportant la justification d’une dépense (quittance d’assurance, avis d’appel de cotisation sociale ou de contribution fiscale, note de frais de mission ou de réception…) ;

- mention sur chaque pièce justificative du mode de règlement (chèque, traite, espèces) et de la date du règlement.

« Attention ! La facture arrivant avec le bon de livraison, certains vétérinaires règlent leur facture sans attendre l’avoir, et une fois qu’il le réceptionne, oublie de l’imputer, met-il en garde. Attention également à traiter comptablement, de manière bien différenciée, ventes de médicaments et location de matériel médical qui peuvent figurer sur la même facture de la centrale, sinon le comptable risque de retrouver des anomalies sur la marge. »

Concernant les ventes :

- Pour les ventes au détail, la pièce justifiant de l’inscription de vos recettes (télé collectes de chaque TPE classique et sans contact, chèque, espèce) en comptabilité correspond aux recettes du jour de votre logiciel métier en CA. Le rapprochement bancaire est indispensable ;

- Dans les autres cas, les factures de rétrocessions ou relevant de prestations extérieures (examens biologiques, crémation de l’animal…), doivent être conservées.

Un état mensuel des recettes sera édité et communiqué au service comptable.

Concernant la caisse espèces

La stricte application aux caisses des principes légaux impose :

- L’existence d’un journal de caisse respectant la chronologie des opérations. « À la fin de chaque journée, un rapprochement doit être effectué entre le solde théorique de la caisse (solde à l’ouverture + les encaissements – les décaissements) et le solde réel compté physiquement dans la caisse, précise-t-il. Si un écart apparaît, il convient d’en analyser la cause (erreur lors d’un rendu de monnaie, vol, erreur de saisie…).

- La comptabilisation de toutes les écritures et notamment des recettes ;

Dans tous les cas, toutes les opérations en espèces, à savoir les entrées (ventes au détail, encaissement de factures clients…) et les sorties (versements en banque, règlements de fournisseurs, retraits et prélèvements personnels…), doivent être enregistrées au jour le jour. Le solde journalier sera calculé sur le brouillard de caisse et devra être vérifié avec l’encaissement réel. Il devra correspondre, à l’euro près, au solde comptabilisé. La comptabilité ne doit pas présenter d’erreurs, d’omissions ou d’inexactitudes graves et répétées.

Concernant les recettes

Les recettes doivent être justifiées à l’aide de différents moyens :

- Livre de caisse (document manuscrit recensant le détail des ventes quotidiennes) qui doit contenir les mêmes informations que les relevés de caisse ;

- Logiciel métier qui doit permettre de justifier le CA facturé ainsi que le CA encaissé. Un état doit être édité chaque mois et doit répertorier les recettes journalières par mode de règlement.

Le suivi régulier permet de valider le bon recouvrement des créances ou, à l’inverse, de mettre en place des procédures de relance. S’agissant des encaissements, les chèques qui ne concernent pas des actes de soins ou des ventes de marchandises doivent être isolés et suivis de façon particulière. En effet, l’expert-comptable doit impérativement comptabiliser à part ces remises. Ils peuvent concerner, par exemple, des remboursements de charges sociales, un remboursement d’assurance… « Le vétérinaire doit impérativement faire une remise de chèque individuelle qui permet de l’isoler, explique-t-il. Ensuite, cette remise de chèque doit être mise en évidence sur le relevé de banque afin que l’expert-comptable puisse la comptabiliser dans le compte adéquat. Si cela n’était pas effectué correctement, il comptabiliserait cette remise de chèque avec les recettes habituelles et cela générerait une problématique sur le montant du crédit client, qui ne serait alors pas cohérent. » À suivre.