L’organisation administrative de l’entreprise (2e partie)

Pierre-Marie Cadot, président d’Eunoia, livre son B.A.BA pour s’acquitter facilement de ces différentes tâches de gestion. « La meilleure façon de réduire les impayés est d’avoir une politique claire et d’anticipation, lance-t-il. Elle doit être acceptée et comprise par l’ensemble de l’équipe ASV et des vétérinaires pour tenir un discours commun devant les clients et avoir des règles identiques concernant les facilités de paiement. Dans ce cadre, consentement éclairé et devis signé sont un préalable. »

Pour avoir une trésorerie saine, le vétérinaire doit mettre en place une organisation administrative et comptable fiable et pertinente qui passe idéalement par le suivi du tableau de trésorerie. C’est une manière beaucoup plus efficace et bien moins anxiogène de surveiller la santé financière hebdomadaire ou mensuelle de l’entreprise que le suivi du ou des comptes bancaires, qui fluctuent énormément.

L’organisation administrative de la clinique est gérée par des règles de base. En matière de dépenses, aucune opération n’est validée sans présentation d’une pièce justificative, quel que soit le mode de règlement. « Tout règlement doit être soumis à l’approbation du dirigeant et lui seul doit signer les chèques, ordres de virement et acceptation des effets de commerce, insiste-t-il. Ce principe est normalement prévu dans les statuts et parfois borné avec des montants maximaux par associé ou cogérant. »

Côté recettes, les remises à la banque doivent être faites très régulièrement. Une copie des bordereaux de remise de chèques et d’espèces doit être conservée pour les rapprocher avec les relevés de banque.

Pierre-Marie Cadot suggère quatre étapes :

1. Chaque opération réalisée dans une journée d’activité est enregistrée dans l’outil informatique chronologiquement, avec toutes les informations nécessaires concernant la nature des actes réalisés et des produits vendus mais aussi sur les modalités de règlement. Cette opération se concrétise dans la caisse informatique au moment du règlement du propriétaire de l’animal.

2. À chaque fin de journée, il faut rapprocher le montant total des espèces encaissées (après préparation du fond de caisse pour le lendemain) avec le CA espèces que le logiciel informatique permet d’imprimer. Toutes les dépenses espèces doivent être notées au jour le jour. Après cette opération, il faut préparer les bordereaux de dépôt d’espèces et de chèques qui seront remis en banque. Ces opérations faites quotidiennement permettent un contrôle immédiat. En aval, elles donnent la possibilité à l’expert-comptable de rapprocher chaque recette journalière chèques et espèces des sommes portées au crédit du compte bancaire.

3. Un modèle de feuille de caisse qui récapitule l’ensemble des opérations du mois est communiqué au titulaire par son expert-comptable et doit être rempli quotidiennement. Il est aussi possible d’utiliser celui fourni par le logiciel de gestion de la clinique.

4. Pour assurer une sécurité sur les flux financiers journaliers, il est indispensable de contrôler quotidiennement le solde de caisse, auquel doit correspondre le solde théorique.

Il existe différents moyens de paiements des factures d’achats de marchandises et de frais généraux. Le chèque tend à disparaître, tandis que la mise en place de virement, voire de prélèvement, se généralise. Il est encore fréquent de régler certains de ses fournisseurs par LCR (pour lettre de change relevé), qui permet un paiement à échéance. De son côté, le fournisseur peut l’escompter, c’est-à-dire mobiliser l’encaissement avant son échéance moyennant un intérêt.

La caisse permet de retracer les mouvements d’espèces. Elle est augmentée du montant des espèces encaissées (ventes) et diminuée du montant des espèces décaissées (achats, remises en banque). Son solde comptable doit obligatoirement être créditeur ou nul. Il ne peut, à aucun moment, être débiteur : cela signifierait qu’il est sorti de la caisse plus d’argent qu’il n’en est rentré.

En pratique, par commodité, la caisse peut inclure la totalité des recettes de la journée, quels que soient les moyens de paiement (chèques, cartes bancaires, espèces). C’est le cas dans la plupart des comptabilités des entreprises. Cela implique que le compte de caisse soit crédité des chèques remis effectivement en banque et que chaque mouvement de fonds fasse l’objet d’un enregistrement comptable distinct.

Le collaborateur du cabinet d’expertise comptable récupère une fois par mois les documents comptables chez ses clients. Lors de cette visite mensuelle, il s’acquitte des tâches suivantes :

- Saisie de l’ensemble des factures d’achats. « C’est la mission qui demande le plus de temps, soutient-il. Une clinique peut avoir de nombreuses factures par mois, retraçant les livraisons quotidiennes des laboratoires et grossistes répartiteurs. Le référencement des factures d’achats et leur classement sont primordiaux, car le collaborateur a fréquemment besoin de vérifier certaines factures. Ainsi, il est nécessaire qu’une référence permette de savoir immédiatement, et précisément, où elle est archivée. »

- Saisie de la caisse journalière et des dépôts en banque pluri-hebdomadaires, voire quotidiens, correspondants.

- Saisie des ventes et actes de soins. Pour un gain de temps important, elle se fait mensuellement de manière globale grâce au récapitulatif émanant du progiciel de gestion commerciale de la clinique.

- Correction des éventuelles erreurs de la précédente visite. Il arrive parfois qu’il soit nécessaire de vérifier certaines factures car celles-ci n’ont pas été comptabilisées correctement. « Cela peut être dû à une erreur de saisie, par exemple, un avoir saisi comme une facture, ou une mauvaise imputation du compte d’achat par taux de TVA », illustre-t-il.

- Calcul de la TVA du mois. Le vétérinaire a besoin de connaître le montant de TVA qu’il va devoir payer en fin de mois pour optimiser sa gestion budgétaire, et ainsi éviter tout découvert bancaire. Cette information lui permet également de savoir s’il doit plus ou moins acheter par rapport aux ventes. Cependant, il faut souligner que « cet indicateur n’est pas fiable car il n’est pas concret du fait du caractère saisonnier de l’activité et de la variation de son stock ».

« Comme tout dirigeant d’entreprise, les vétérinaires n’échappent pas à leurs obligations qui sont autant d’opportunités d’améliorer la gestion et d’apporter in fine la sérénité nécessaire aux dirigeants par une maîtrise et une amélioration continue des procédures comptables et fiscales », conclut Pierre-Marie Cadot.