Impliquer les collaborateurs dans le fonctionnement de la clinique

Associer l'équipe aux recrutements

Chez Anicoon Vétérinaires comme dans bien d’autres cliniques, le recrutement était l’affaire des vétérinaires jusqu’à ce que les associés choisissent de l’élargir à l’ensemble de l’équipe. Une décision partagée et mûrie, dont l’objectif était que d’autres professionnels puissent donner leur avis sur les candidats appelés à devenir leurs collègues. « Nous avons souhaité associer l’équipe à notre processus de recrutement. Nous nous sommes lancés à l’occasion de l’entretien d’embauche d’une auxiliaire spécialisée vétérinaire (ASV) pour un remplacement de quatre mois », retrace Grégory Santaner (N 99), cofondateur de l'entreprise. Grégory Santaner mène le premier entretien seul. Un appel à volontaires est lancé pour réunir des ASV et des vétérinaires souhaitant se joindre au deuxième entretien.

La méthode fait immédiatement ses preuves et elle est désormais pérennisée et généralisée à l’ensemble des postes d'ASV et de vétérinaires, avec quelques évolutions. « Ceux qui ne participent pas aux recrutements peuvent donner leur avis sur les CV et les lettres de motivation. Par ailleurs, au lieu d'échanger oralement pour débriefer à l’issue des entretiens, on le fait aujourd’hui par écrit, c’est plus construit, plus engageant, et cela facilite le partage », estime-t-il. Même si chacun apporte sa pierre à l’édifice, la décision finale revient aux associés, qui la motivent d’autant plus si elle va à l’encontre de celle des autres parties prenantes. Chaque candidat est bien évidemment informé avant son entretien de la façon dont se déroulent les recrutements chez Anicoon Vétérinaires. Avec le recul, recrutés et recruteurs apprécient ce processus. Seul bémol : il est un peu chronophage et demande de libérer du temps aux équipes qui y contribuent.

Un espace virtuel pour souder l'équipe

Avec 22 sites, le réseau de cliniques VPlus pâtit, comme beaucoup de structures physiquement éloignées, d’un manque de lien entre tous ses membres, qui comptent plus d’une centaine d’ASV et presque autant de vétérinaires. Face à ce constat, Clément Jeannin (L 20), consultant marque employeur du groupe, a accompagné la mise en place d’un outil de communication interne. Le choix s’est porté sur Microsoft Teams. Au sein de cet espace virtuel, plusieurs canaux de conversation ont vu le jour : l’un est consacré aux « grandes annonces », pour diffuser les actualités des cliniques VPlus ou de leurs équipes ; un deuxième aux « petites annonces », pour informer ses collègues de la mise en vente d’un objet personnel, par exemple. D’autres conversations servent à partager des cas cliniques ou encore à annoncer les arrivées et les départs au sein de l’équipe. Elles peuvent être accessibles à tous, ou limitées aux ASV. « Il est possible de faire des mises en forme, d’identifier des personnes, de suivre des formations en ligne, de créer des nouveaux canaux facilement, notamment d’en réserver certains à une seule clinique si on le souhaite », explique Clément Jeannin. Afin de faire vivre cette initiative qui a porté ses fruits pour souder l’équipe, favoriser les échanges et, in fine, faire naître des liens solides, le groupe organise tous les deux mois une formation à l’outil Teams, essentiellement à destination des nouveaux employés pour qu'ils puissent s’approprier rapidement ce « réseau social interne ».