Entretien annuel, mode d’emploi

Un sondage récent de BVA Group relève que seules 40 % des personnes interrogées sont satisfaites de leur évaluation annuelle. Souvent perçu comme un passage obligé et comme une simple formalité, ce temps d’échange est pourtant un rendez-vous important qu’il ne faut pas négliger. Et à plus d’un titre. D’abord parce qu’il permet de faire une pause à l’occasion de ce tête-à-tête avec chacun de ses collaborateurs. Ensuite, parce qu'il doit être l’occasion d'évoquer sans tabou la façon dont chacun perçoit sa mission, de jeter un regard sur l’année écoulée et de se dire ce que chacun attend de l’autre. Enfin, c’est aussi le moment où l’on fixe les objectifs de l’année à venir et où l’on peut parler de l'organisation, des moyens à mettre en œuvre, etc. Bref, l’entretien annuel est un moment clé pour l’employeur comme pour ses équipes. Or, parfois, cet outil de gestion des ressources humaines, conçu pour être constructif, se transforme en un exercice rituel porteur de plus de frustration que de projection dans le futur et d’engagement. L'impréparation des deux parties en est bien souvent la cause. Voici quelques conseils pour faire de ce dialogue un véritable facteur de motivation et de progression pour le collaborateur comme pour l’ensemble des équipes.

1. Consacrer du temps à la préparation

Même s’il revient à la même période et même si domine l’impression que l’on peut le conduire en faisant appel à sa mémoire, l’entretien annuel ne s’improvise pas. Certes, les souvenirs peuvent aider, mais il est préférable de consulter les notes prises lors du rendez-vous précédent et de se remémorer les objectifs qui avaient été définis pour se mettre dans les conditions optimales. D’autant que cela permet de s'assurer que ces objectifs ont été atteints. Et mieux encore, d’avoir le temps d’interroger les collaborateurs impliqués dans les tâches à accomplir par la personne que l’on reçoit pour avoir leur retour, et, ce faisant, de comprendre ce qui a fonctionné et, à l’inverse, ce qui a posé problème. Une fois ce ou ces points de vue « collatéraux » en tête, il est plus facile de recueillir celui du collaborateur dont on évalue le travail. Ce temps de préparation permet aussi de vérifier que si des moyens – humains, financiers, techniques ou autres – ont été promis, ils ont bien été mis à disposition, ou à défaut de comprendre pourquoi les promesses n’ont pas été tenues. Cette mise en condition vaut aussi pour le collaborateur. En étant informé de la date de l'entretien deux à trois semaines avant, il peut lui aussi revenir sereinement sur l'année passée, en faire le bilan et réfléchir à comment il envisage l’avenir. Sans cette phase préparatoire, les échanges se résumeront à des ressentis et ne seront assurément guère constructifs.

2. Soigner la forme autant que le fond

Au-delà du contenu, il est bon aussi de ne pas négliger la forme. Pour certains collaborateurs, l’entretien annuel est un facteur de stress. Parfois, casser les codes contribue à faire diminuer l’appréhension. Aussi, il convient peut-être d'envisager de mener cet échange en dehors de la clinique, dans un cadre neutre. On peut imaginer une salle louée dans un espace de coworking ou un hôtel, pourquoi pas un déjeuner dans un salon privatif loin du brouhaha d’une salle bondée de restaurant. Cette solution « hors les murs » présente aussi l’avantage de la tranquillité : personne ne viendra frapper à la porte sous prétexte d’une urgence ou d’autre chose. Quand un salarié est stressé et hésite à se livrer, si au moment précis où il commence à entrer dans la discussion un événement extérieur survient, tout sera à refaire. La forme, c’est aussi ce qui reste : le ressenti, bien entendu, mais aussi le compte rendu. Inutile de dire que la qualité de ce document est essentielle, non seulement parce qu’il acte ce qui s’est dit au cours de l’entretien, mais aussi parce qu’il constitue la base du prochain rendez-vous. Au-delà de ce rapport, durant l’échange, on peut compléter ses notes de fond par quelques éléments de contexte, par exemple sur un mot glissé par le collaborateur ou sur une posture, pour éviter, l'année suivante, de le mettre mal à l’aise ou au contraire pour créer les conditions qui l'avaient amené à se détendre.

3. Revenir en arrière

Si l’entretien annuel a pour vocation de se projeter et de définir les objectifs de l’année N+1, il ne doit en aucun cas faire l’impasse sur l’année N-1. C’est pourquoi il commence toujours par un retour sur l’année écoulée. Il s’agit de voir si les objectifs sont atteints, comment ils l'ont été, et pourquoi certains mieux que d’autres. Cette étape permet de dresser un premier bilan et de mettre en avant les succès, mais aussi les difficultés rencontrées. Pour y arriver, il est important que chacun exprime son ressenti. Le collaborateur n’a pas toujours la même analyse que son manager, et inversement. L’entretien annuel sert à confronter ces points de vue sans tabou, mais bien évidemment dans le respect mutuel.

4. Établir un plan d’action

Une fois que l’on a une vision claire de ce qu’a été l’année écoulée, il est temps de se projeter sur la suivante. Là aussi, il faut laisser au collaborateur toute latitude pour exprimer ses souhaits. Et en retour, ne pas hésiter à formuler les siens. Parfois, les deux s'accordent, mais il arrive que les attentes divergent… Tout l’art du management entre alors en scène pour négocier un terrain d’entente et, surtout, pour justifier ses positions. La feuille de route annuelle peut être couchée à ce moment-là sur le papier. Les objectifs ne suffisent pas, il faut préciser les moyens mis à la disposition du salarié pour que celui-ci soit en mesure de les atteindre. Cela peut être de la formation, des outils techniques, ou encore un aménagement du temps de travail. Le but est de donner au salarié les moyens de réussir sa mission, sans pénaliser les autres membres de l’équipe, ni la situation financière de la clinique et encore moins son organisation. In fine, l’objectif est de créer les meilleures conditions possibles pour que le collaborateur soit motivé et épanoui à son poste. Fixer des objectifs irréalistes ou ne pas tenir compte de certaines difficultés signe à coup sûr un échec, qui rejaillira sur chacun.

5. Envisager des points d’étape

Pour certains, un point annuel assorti d’une feuille de route suffira à faire son chemin pour mener à bien sa mission durant douze mois. D’autres auront besoin de plusieurs temps d’échange entre chaque entretien annuel. C’est souvent le cas pour les nouveaux entrants, et parfois pour ceux qui changent de poste ou qui rentrent d’une longue absence. Face à ces situations, il ne faut pas hésiter à prévoir des rendez-vous d’étape pour faire le point sur le déroulé de l’année et, si nécessaire, pour faire évoluer les missions et les moyens au regard de ce qui a, ou pas, été déjà réalisé. Moins longs que l’entretien annuel, ils permettent en outre de rassurer le collaborateur ou de redéfinir certains points pour que chacun reparte sur de bonnes bases.